Quando ho iniziato a lavorare nel mondo aziendale, ho notato che c'era un termine che veniva usato spesso: BizOps .
Che diavolo è BizOps?? E perché c'è un intero dipartimento per questo? Cosa fanno??
Era un mistero che alla fine ho dovuto cercare per non apparire ignorante come ero ai miei colleghi.
Per quelli di voi che stanno attraversando la stessa difficoltà, BizOps è l'abbreviazione di operazioni aziendali e sono incredibilmente importanti per un'azienda.
Lascia che te lo spieghi.
Cosa sono le operazioni commerciali?
Le operazioni commerciali hanno una portata piuttosto ampia. Fondamentalmente, coinvolge ogni parte di un’azienda che la mantiene in funzione e realizza profitti.
Sono le attività quotidiane che fanno sì che tutto funzioni senza intoppi. Non esiste un approccio unico per tutte le operazioni aziendali perché ogni azienda è diversa.
Sembrerà completamente diverso tra a società finanziaria e un'azienda manifatturiera, per esempio. Sembrerà diverso anche tra i rivenditori se sono fisici o online.
Ma non preoccuparti. Le basi delle operazioni aziendali sono universali, quindi parliamone.
Elementi dell'attività aziendale
Ci sono quattro elementi che compongono le operazioni aziendali che non cambiano da settore a settore. Lo sono semplicemente adattati nei loro modi unici .
Posizione
Tutte le nuove aziende devono scegliere il luogo in cui opereranno. Che si tratti di un luogo remoto, di un grattacielo in centro o di uno stabilimento produttivo rurale, l’importanza della decisione rimane la stessa.
E quella decisione, che ci crediate o no, fa parte delle operazioni aziendali. Colpisce tutto, da:
ridisegnando Microsoft Word
- Il bacino di clienti disponibili
- Archiviazione fisica
- Disposizione aziendale
- Parcheggio dei dipendenti
È essenzialmente l’elemento fondamentale delle tue operazioni aziendali.
Come puoi aspettarti che le operazioni procedano senza intoppi se hai centinaia di dipendenti che cercano parcheggio ogni giorno? Oppure non c'è abbastanza spazio per riporre documenti e prodotti?
Semplicemente non lo faranno.
Tecnologia
La tecnologia è una parte importante delle operazioni aziendali. E include di tutto, dalle attrezzature di fabbrica al software di monitoraggio dell'inventario. Letteralmente qualsiasi tecnologia utilizzata per gestire la tua azienda fa parte delle operazioni aziendali.
È importante capire quale tecnologia è importante per semplificare le operazioni e rimanere aggiornati su tutti i progressi tecnologici. In questo modo potrai rimanere sempre competitivo.
Dipendenti
Non sei nulla senza i tuoi dipendenti. La pietra angolare di qualsiasi azienda è capire di quali dipendenti hai bisogno, quanti e se devono essere a tempo pieno, part-time o a contratto.
La chiave per una buona operatività aziendale è creare un pool di talenti ben bilanciato. Devi trovare il punto debole di avere abbastanza dipendenti per mantenere le operazioni senza intoppi senza assumerli eccessivamente o sovraccaricarli.
Non è facile, ma può davvero cambiare le regole del gioco per le aziende.
Processi
Ultimo ma non meno importante, i processi. Considerando che l'azienda per cui lavoro si chiama Process Street, si può dire con certezza che questa è una delle preferite.
I tuoi processi sono le attività ricorrenti che mantengono a galla le aziende. Queste sono cose come:
- Onboarding dei dipendenti
- Fatturazione
- Ricerca di mercato
- Reclutamento
- Presentazione dei reclami dei clienti
- Realizzare un prodotto
Ottieni l'immagine. Questi piccoli processi quotidiani sono essenziali per gestire un’azienda di successo, ma solo se eseguiti bene.
Si potrebbe sostenere che questo sia l’aspetto più importante delle operazioni aziendali perché è ciò che fa muovere le cose. Se hai faticato a migliorare le tue operazioni aziendali, è saggio iniziare esaminando i tuoi processi per individuare le inefficienze.
Esempi di operazioni aziendali
Gli elementi delle operazioni aziendali sono buoni e tutto, ma come si presentano nella pratica? Ecco alcuni esempi:
Risorse umane
Le risorse umane sono responsabili di tutte le operazioni relative al ciclo di vita dei dipendenti, tra cui:
- Reclutamento
- Onboarding
- Gestione delle prestazioni
- Fuoribordo
E tutto il resto.
Se il team HR non riesce a ottimizzare queste operazioni, ciò può avere gravi conseguenze per il pool di talenti di un’azienda. Un buon onboarding ha il potenziale per aumentare la fidelizzazione dei dipendenti ben l’82%. Questo è importante!
Al fine di ottimizzare le operazioni delle risorse umane, le attività quotidiane potrebbero includere cose come la ricerca di modi per migliorare la soddisfazione dei dipendenti e la creazione di nuovi processi di onboarding. Sebbene diversi, sono entrambi importanti per le operazioni aziendali.
Marketing
Non puoi vendere qualcosa senza marketing, giusto? Tutti i processi ricorrenti che il tuo team di marketing deve eseguire per spargere la voce sul tuo prodotto o servizio rientrano nell'ambito delle operazioni aziendali.
Ma non sto parlando solo delle campagne appariscenti che realizzano o dei post SEO-friendly che scrivono. Sto anche parlando delle parti backend del marketing. Perché un processo ben consolidato per l'approvazione dei materiali di marketing è importante quanto i materiali stessi. Le operazioni si svolgono più agevolmente quando ci sono approvazioni e, quindi, responsabilità.
Gli esperti di marketing sono anche responsabili della raccolta di informazioni di mercato ben documentate, un compito quotidiano che può fare un’enorme differenza per i profitti di un’azienda. Quindi, se non è fatto bene, può costare più del suo valore.
Saldi
Le operazioni commerciali nelle vendite mirano a garantire che il team di vendita abbia la massima quantità di tempo durante la giornata per provare a effettuare una vendita.
Se i rappresentanti di vendita devono dedicare troppo tempo alla registrazione delle informazioni o all’elaborazione di strategie di vendita, allora è un esempio di operazioni aziendali inadeguate.
Ma assicurarsi che tutti i processi che si svolgono dietro le quinte delle riunioni di vendita e delle chiamate a freddo funzionino senza intoppi significa che i tuoi rappresentanti possono trascorrere quanto più tempo possibile con un cliente per costruire relazioni e concludere una vendita. Ciò, a sua volta, aumenta i profitti ed è un esempio di buone operazioni commerciali.
Per raggiungere questo obiettivo, potresti prendere in considerazione cose come flussi di lavoro automatizzati per risparmiare tempo al tuo team di vendita. Ciò si collega all’utilizzo della tecnologia per migliorare le operazioni aziendali.
Finanza
Ciò copre tutto ciò che ha a che fare con le finanze di un’azienda, insieme al processo decisionale finanziario.
Questo è probabilmente il più delicato di tutti perché un errore potrebbe rovinare un'azienda per sempre. Per queste operazioni aziendali, non si tratta di operare in modo efficiente, ma di operare correttamente.
Pertanto, le loro attività quotidiane includono cose come:
- Creazione di strategie di investimento
- Gestire le transazioni
- Facendo buste paga
- Fare resoconti finanziari
- Revisione
Come il marketing, tutti i processi sopra elencati dovrebbero essere accompagnati da un sottoprocesso che li approva ciascuno per evitare errori. Senza di esso, è solo questione di tempo prima che qualcuno commetta un errore che costa all’azienda molto tempo e denaro.
Prodotto
Dei nostri cinque esempi, questo è il più ampio perché copre tutto, dalla realizzazione di un prodotto reale al team di prodotto.
L'obiettivo delle operazioni in relazione al prodotto è assicurarsi che il team di prodotto disponga di tutte le informazioni necessarie (budget, reporting, ecc.) per apportare miglioramenti al prodotto in base al feedback dei clienti. A sua volta, il team di prodotto espone queste modifiche al team incaricato di realizzare il prodotto.
Per raggiungere questo obiettivo, dovrebbero essere stabiliti processi ricorrenti per garantire che il team di prodotto riceva sempre nuove informazioni da altri team quando si presentano. Senza questo, il team di prodotto non può svolgere correttamente il proprio lavoro. E se è così, il prodotto non può migliorare, il che può incidere negativamente sulle vendite.
Migliori pratiche per le operazioni aziendali
Se ancora non è chiaro, le operazioni aziendali sono tutte interconnesse. Se un dipartimento fallisce nelle sue operazioni, può avere un effetto domino su altri dipartimenti. Ecco perché è necessario adottare le migliori pratiche per le operazioni aziendali a tutti i livelli in modo che la tua organizzazione possa funzionare come una macchina ben oliata.
Semplificare i processi
Le operazioni non sono nulla senza processi. I processi sono gli elementi costitutivi che costituiscono buone operazioni. Se ottimizzi i tuoi processi, ottimizzi automaticamente le tue operazioni.
Ci sono diverse cose che puoi fare per far sì che ciò accada.
- Cercare le inefficienze nei processi attuali
- Analizzare i risultati
- Automatizza le attività ricorrenti
- Ottieni feedback dai dipendenti
- Apportare modifiche
Automatizzare le attività ricorrenti è importante perché evita al tuo team di svolgere lavori umili che richiedono molto tempo. Tempo che potrebbero dedicare ad attività di maggior valore.
L'utilizzo del software per i processi aziendali è un ottimo modo per automatizzare tali attività e ridurre le inefficienze complessive nei processi. Sebbene la maggior parte abbia un costo, si tratta di un investimento degno perché alla fine ti fa risparmiare più denaro di quanto spendi migliorando le tue operazioni complessive.
Misurare le prestazioni
Stabilisci obiettivi realistici e misurabili per la tua attività. In questo modo è possibile analizzare più facilmente le prestazioni. Ti consentirà inoltre di individuare le aree specifiche che necessitano di miglioramento. Quali dipartimenti stanno rallentando le operazioni e perché?
Questi obiettivi dovrebbero essere specifici. Se il tuo obiettivo è ottenere maggiori profitti nel prossimo trimestre, non sarai in grado di misurare molto da questo. Ma se il tuo obiettivo è aumentare i profitti del 10%, puoi condividere quella cifra con i tuoi dipendenti e loro sapranno su cosa lavorare.
Se non raggiungi questo obiettivo, puoi andare in ciascun dipartimento e parlare con loro delle loro operazioni per capire il problema.
Guarda le tendenze
Una delle cose peggiori che puoi fare è diventare stagnante nelle tue operazioni. L'intero atteggiamento 'se non è rotto, non aggiustarlo'. Magari vale per certe situazioni, ma non per le operazioni aziendali.
Le tendenze possono includere cambiamenti nel mercato e nell’industria, nuove tecnologie, nuove leggi e cambiamenti nell’economia. Per rimanere competitivo, devi stare al passo con loro ed essere aperto a apportare cambiamenti.
La chiamiamo politica del miglioramento continuo. Non accontentarti mai e pensare che quello che stai facendo sia abbastanza buono. Ci sono sempre miglioramenti che potrebbero essere apportati. Osserva le nuove tendenze e ascolta il feedback dei tuoi clienti e dipendenti per assicurarti di non diventare il prossimo K-Mart .
Utilizzare i dati per prendere decisioni
Infine, è necessario fidarsi dei dati e utilizzarli per prendere decisioni. Per quanto vogliamo prendere decisioni basate sui nostri sentimenti o sui risultati passati, non sono sempre i migliori indicatori di dove dovremmo andare.
La maggior parte dei software di gestione dei processi aziendali è dotata di funzionalità di analisi e reporting che consentono di esaminare le metriche di tutti i processi utilizzati. È un ottimo punto di partenza quando si cercano dati.
Anche qui le tendenze tornano in gioco. Osservando aspetti come l’inflazione, le nuove politiche locali e i sondaggi di settore puoi dirti quali aggiustamenti devi apportare per migliorare le operazioni.
Combina i due set di dati e sarai inarrestabile!
Un'ultima cosa
Poiché le operazioni aziendali sono un termine così ampio, può essere difficile sapere da dove iniziare se si è interessati a migliorarle.
Non preoccuparti, fai tutto un passo alla volta. Puoi semplicemente iniziare scrivendo tutti i diversi processi utilizzati in ciascun reparto. Da lì si va dai capi dipartimento e si ottengono informazioni su come si svolgono attualmente i processi.
Successivamente, dovrebbe iniziare a diventare chiaro quali aree è necessario migliorare per ottimizzare le operazioni aziendali. Non lasciarti intimidire. Puoi farlo!
