Come utilizzare il ciclo di Deming per il miglioramento continuo della qualità

Comprendere la qualità e cercare di migliorarla è senza dubbio lo scopo principale che spinge a intraprendere miglioramenti di processo. Da qui la creazione del ciclo di Deming.

Ma da dove nasce questa filosofia di miglioramento dei processi?

Una persona chiave è William Edwards Deming, a volte indicato come Edward W. Deming. È principalmente uno statistico, ma lo si potrebbe definire anche un filosofo della scienza.

L’obiettivo di Deming era quello di riapplicare il metodo scientifico ai processi aziendali e ci ha lasciato due varianti principali del suo pensiero: PDSA e PDCA.

In questo articolo descriveremo:

• Cos'è il ciclo di Deming, con la sua storia
• Come applicare il ciclo di Deming per migliorare i tuoi processi aziendali
• L'importante distinzione tra PDSA e PDCA
• Come viene impiegato il PDSA in campo medico

L’approccio di Deming non riguarda solo il miglioramento dei processi, ma il miglioramento dell’intera azienda.

In un recente meta-studio del Giornale medico britannico , i ricercatori hanno scoperto che solo 2 studi su 73 avevano applicato il PDSA in un modo che soddisfaceva pienamente i criteri. Commentando:

Per progredire nello sviluppo della scienza del miglioramento, è essenziale una maggiore comprensione dell’uso dei metodi di miglioramento, incluso il PDSA, per trarre conclusioni affidabili sulla loro efficacia .

Ed è per questo che stiamo scrivendo questo articolo!

Cos'è il ciclo di Deming, con la sua storia

( Fonte )

Il ciclo di Deming è un modello di miglioramento continuo della qualità che consiste in una sequenza logica di quattro fasi chiave: Pianificare, Fare, Studiare e Agire.

Negli anni '20, l'eminente statistico Walter A. Shewhart ha introdotto un modello composto da Plan, Do, See, che può essere considerato una delle più importanti prospettive di miglioramento del processo nella fase iniziale. Deming vedeva il proprio ciclo come la naturale continuazione di questo modello.

L’esperienza formativa di Deming come ingegnere gli ha fornito una visione dei processi industriali e della realtà materiale del tentativo di standardizzare le operazioni per funzionare su larga scala. Successivamente studiò fisica matematica che lo pose in una posizione forte per contribuire alla crescente scienza della statistica. Le tecniche di campionamento di Deming, ad esempio, sono ancora utilizzate dal Dipartimento del censimento degli Stati Uniti e dal Bureau of Labor Statistics.

Uno dei grandi successi del lavoro di Deming potrebbe senza dubbio essere visto nella sua influenza sul miracolo economico giapponese del dopoguerra; dove l’economia del Giappone si è ripresa dai danni della guerra per affermarsi come la seconda economia più grande del mondo.

Nel 1950 pronunciò un discorso all'Hakone Convention Center di Tokyo sul suo concetto di Amministrazione statistica della qualità dei prodotti . I temi di questo discorso sono quelli che esploreremo in questo articolo, in particolare:

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• Avere un sistema in atto per il miglioramento continuo della qualità
• Riduzione dei difetti attraverso livelli più elevati di uniformità della qualità
• Comprendere cosa dovrebbe significare la qualità nel contesto

Il lavoro di Deming si espande ulteriormente ai concetti di commercio e governance, ma ci concentreremo principalmente sul miglioramento dei processi. Se vuoi leggere in prima persona altre prospettive di Deming, puoi accedere al suo testo La nuova economia su Google Scholar ora con le sezioni introduttive aperte all'accesso.

Come applicare il ciclo di Deming per migliorare i tuoi processi aziendali

Come abbiamo stabilito, il ciclo di Deming è un approccio in quattro fasi al miglioramento continuo. Questa sezione descrive ciascuna delle quattro fasi e spiega come implementare ciascuna fase nella propria azienda per migliorare continuamente la qualità e i processi.

Piano

• Comprendi la tua definizione di qualità
• Come fai a sapere se un cambiamento è un miglioramento?
• Puoi prevedere i tuoi risultati?

Il primo obiettivo all’interno del ciclo di Deming è pianificare in anticipo per capire cosa si vuole ottenere. Questo è un passo sia pratico che teorico.

Da un lato non ti occupi di scoperte scientifiche, ma di processi aziendali. Quindi hai la chiara intenzione di migliorare qualcosa all'interno dell'azienda, sia a livello operativo che riguardante il prodotto. Questo guida il tuo obiettivo finale durante l'indagine.

Dall'altro, stai anche testando i tuoi metodi predittivi e analitici. In che misura puoi diagnosticare i tuoi problemi esistenti? Quanto bene puoi stimare i tuoi risultati? Quali problemi si verificheranno che è possibile evidenziare in anticipo?

La fase di pianificazione è sia un tentativo di migliorare i risultati che un'indagine scientifica sulla propria capacità di comprendere la propria attività.

In questa fase vorrai testare e analizzare cosa c'è attualmente di sbagliato nel prodotto o come può essere migliorato. Cercherai anche di capire quali cambiamenti puoi apportare per affrontare questi problemi o per fare qualcosa di meglio. Cercherai di mappare operativamente come questo miglioramento può essere gestito e ottenuto. Infine, spererai di essere in grado di prevedere i risultati dei tuoi sforzi di miglioramento dei processi.

Fare

• Inizia con test su piccola scala
• Implementa modifiche iterative ai tuoi esperimenti per testare le variabili
• Documenta ogni passaggio

Nell'eseguire il piano, Deming continuerà a ribadire l'importanza di rimanere fedeli ai valori scientifici alla base dell'indagine.

Invece di decidere semplicemente di apportare un cambiamento e rivedere improvvisamente tutte le operazioni, è fondamentale apportare il cambiamento lentamente e in modo iterativo testando le ipotesi. L'utilizzo di studi che possono essere misurati rispetto a gruppi di controllo ti aiuta a comprendere meglio i dati che ricevi, permettendoti non solo di migliorare i tuoi risultati ma di capire esattamente perché i tuoi risultati sono stati migliorati dai cambiamenti che hai attuato.

Per Deming l’implementazione dovrebbe essere effettuata come se si trattasse di un esperimento scientifico.

Studio

• I tuoi risultati corrispondevano alle tue previsioni?
• In che modo i risultati differivano e perché?
• Come è possibile testare variabili che in precedenza non erano state prese in considerazione?

La fase di studio è il punto chiave di differenziazione dal ciclo PDCA. Per Deming, i risultati della pianificazione e dell’implementazione verranno mostrati in questa fase. Tuttavia, i risultati vanno ben oltre il semplice fatto che il processo sia migliorato o meno. I risultati includono se il processo è migliorato o meno per i motivi per cui si pensava che sarebbe migliorato. Includono anche se sei in grado di prevedere in anticipo i risultati modificati.

La fase di studio, per Deming, ci insegna a trarre conclusioni come fa uno scienziato, invece di chiederci semplicemente se ha funzionato. La domanda per Deming è: 'Ha funzionato?' ma perché ha funzionato? .

Possiamo vedere questo ethos nella seguente citazione di L'Istituto Deming :

Il Dr. Deming ha enfatizzato il ciclo PDSA, non il ciclo PDCA, con un terzo passaggio incentrato sullo studio (S), non sul controllo (C). Il Dr. Deming ha scoperto che l'attenzione su Check riguarda più l'implementazione di un cambiamento, con successo o fallimento. Il suo obiettivo era prevedere i risultati di uno sforzo di miglioramento, studiare i risultati effettivi e confrontarli per eventualmente rivedere la teoria. Ha sottolineato che la necessità di sviluppare nuove conoscenze, a partire dall'apprendimento, è sempre guidata da una teoria. In confronto, la fase di controllo del ciclo PDCA si concentra sul successo o sul fallimento di un piano, seguita dalle necessarie correzioni al piano in caso di fallimento .

Atto

• Implementa le modifiche consigliate
• Tieni traccia delle prestazioni e dei dati nel tempo
• Fornire tutta la documentazione all'azienda per migliorare la teoria interna

La fase dell’Atto è sia la fase finale del nostro processo che la prima fase del nostro ciclo successivo.

A livello pratico, la fase di legge può comportare l’implementazione delle pratiche di uno degli studi controllati in tutte le operazioni aziendali. Ora che abbiamo imparato che la produzione può essere aumentata facendo azione x , vogliamo fare azione x in ciascun dipartimento interessato.

La fase dell'Atto è sia l'implementazione dei miglioramenti nell'azienda sia l'implementazione di nuove conoscenze nella nostra teoria della nostra azienda. La fase dell'Atto dovrebbe tentare di sintetizzare le nuove informazioni raccolte nella fase dello Studio con la nostra comprensione più ampia di come opera la nostra attività.

Proprio come i risultati di esperimenti ripetuti creano nuova conoscenza utile sia per le condizioni di quegli esperimenti che per il corpo della conoscenza scientifica nel suo insieme, così anche i tuoi risultati devono essere incorporati in nuove premesse da cui puoi ricominciare il ciclo da capo.

( Fonte )

Ora che abbiamo coperto ciascuna delle quattro fasi del ciclo di Deming e abbiamo familiarità con il concetto, posso mostrarti un modello di gestione delle modifiche PDCA, creato dal team di Process Street, per aiutarti con quanto segue:

• Avviare un nuovo progetto di miglioramento
• Sviluppare una progettazione nuova o migliorata di un processo, prodotto o servizio
• Definire un processo di lavoro ripetitivo
• Pianificare la raccolta e l'analisi dei dati per verificare e dare priorità ai problemi o alle cause profonde
• Implementare le modifiche
• Lavorare per il miglioramento continuo

Per ottenere questo modello, fai clic sul collegamento sottostante, aggiungilo al tuo account e segui le istruzioni. Se non sei ancora un utente di Process Street, puoi farlo iscrizione per una prova gratuita; ci vogliono 5 secondi.

Fare clic qui per accedere all'elenco di controllo del processo del modello di gestione delle modifiche del ciclo PDCA

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L'importante distinzione tra PDSA e PDCA

Abbiamo già trattato un po’ alcuni degli elementi che separano PDSA e PDCA.

A prima vista, la differenza sembra essere l'inclusione della fase di Studio rispetto alla fase di Verifica. Sembra una piccola differenza. Tuttavia, per Deming, questa differenza è molto più profonda.

Quello che segue è un breve estratto da un eccellente articolo intitolato Tornando indietro di Moen e Norman:

Il 17 novembre 1990, Deming scrisse una lettera a Ronald D. Moen per commentare il manoscritto di Improving Quality Through Planned Experimentation, di cui sono coautori Moen, Thomas R. Nolan e Lloyd P. Provost. Assicuratevi di chiamarlo PDSA, non corruzione PDCA, ha scritto Deming nella lettera.

Per Deming, PDCA significa trattare gli esperimenti di processo come test di ipotesi: ha funzionato o non ha funzionato? Era vera l’ipotesi o vera l’alternativa?

Puoi leggere ulteriori informazioni sul test delle ipotesi nel mio recente articolo: DMAIC: la guida completa al Lean Six Sigma in 5 passaggi chiave

Il PDCA si occupa, agli occhi di Deming, del miglioramento dei processi attraverso la riduzione dei difetti; attraverso un focus sui meccanismi del processo stesso.

Deming non vede nulla di sbagliato in questo se usato correttamente, ma non concorda con la sua filosofia generale su cosa miglioramento del processo È. L’obiettivo di Deming era reinterpretare Il metodo scientifico di Bacon per un utilizzo pratico nel miglioramento dei processi aziendali. Agli occhi di Deming, questa discussione tocca il cuore del filosofia della scienza .

Uno dei grandi successi della teoria del metodo scientifico di Bacon, e chiarito in modo più approfondito da Emmanuel Kant , è stato il modo in cui ha unito due approcci concorrenti su come gli esseri umani possono trovare la verità. Questi due approcci epistemologici – semplificati – discutevano tra testare le cose nel mondo materiale attraverso l’osservazione e la sperimentazione e utilizzare strumenti come la logica e la matematica per scoprire le verità.

Il grande successo della scienza è derivato dai filosofi che hanno unito questi due approcci e creato un metodo di indagine robusto e multiuso che ha guidato la conoscenza umana e l’innovazione.

Per Deming, il PDSA cercava di costruire una teoria. Dalla teoria possiamo imparare di più sulle nostre attività e su come esistono, così facendo saremo in grado di migliorarle e adattarle. Intraprendiamo esperimenti sia per testare che per informare la nostra teoria, costruendo la nostra conoscenza della nostra azienda nel modo in cui costruiremmo una teoria scientifica complessa.

Deming ritiene che il PDCA manchi di quel rigore scientifico e di quell’elemento teorico – lo vede troppo interessato alla verifica delle ipotesi e ad altri mezzi di indagine semplificati.

La questione chiave qui è qualità . Deming è piuttosto severo nei confronti dell'affermazione secondo cui la qualità è responsabilità dell'individuo che opera in un processo, credendo invece che la qualità sia nelle mani del presidente dell'azienda. La ragione è che Deming spinge affinché la qualità sia il motore principale all’interno di una grande teoria del business: come un’azienda dovrebbe gestire, operare, progettare e produrre.

In quanto tale, la qualità definita come zero difetti – vista attraverso gli occhi di PDCA o Six Sigma – è priva di una teoria dell’essere.

Deming vuole rafforzare l'importanza di quella teoria della qualità in tutte le fasi di un processo.

Se guardiamo al suo testo, La nuova economia , vediamo innumerevoli esempi in cui lo illustra:

[Sulle auto] Prestazioni e stile, qualunque cosa significhino queste parole nella mente dei clienti, devono mostrare costanti segnali di miglioramento. Zero difetti non è sufficiente.

In un'altra sezione, parla della partecipazione a una conferenza e dell'ascolto di 10 diverse presentazioni di rapporti dei team sulla riduzione dei difetti. Descrive un pubblico di 150 persone, che ascoltano attentamente, desiderose di imparare e migliorare. Egli commenta:

Non capivano, credo, che i loro sforzi col tempo avrebbero potuto avere un grande successo – senza difetti – mentre la loro azienda declinava. .

Deming illustra la sua teoria della qualità rispondendo ai commenti di un presidente dell'azienda su da dove proviene la qualità e su chi è la responsabilità di garantirla, visibile in questa immagine qui sotto:

Un modo per pensare alla teoria è sfruttare l’attenzione di Deming verso le case automobilistiche.

Se guardiamo alla Ford, che senza dubbio sta ancora ottenendo ottimi risultati, vediamo un’azienda con un enorme peso industriale e processi di produzione incredibilmente efficienti; Ford quasi certamente produce a sei sigma. Eppure, nonostante tutto questo, Tesla ha il capitalizzazione di mercato più elevata e appaiono, nella mente del pubblico, come il futuro delle automobili.

La semplice riduzione dei difetti nei processi non si traduce necessariamente in un’innovazione rivoluzionaria.

L'idea di mantenere la qualità, centrale nella metodologia di miglioramento del processo, è ciò che Deming vede come l'elemento di differenziazione tra il suo processo PDSA e il PDCA più granulare e ristretto.

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Ecco altri tre modelli Process Street che puoi utilizzare per migliorare la qualità migliorando continuamente.

Modello FMEA: modalità di guasto e analisi degli effetti

Utilizzare questo modello per identificare singoli problemi o errori che possono verificarsi all'interno di un processo. Quindi, trova le cause di questi problemi e fallimenti e stabilisci loro la priorità in ordine di importanza. Una volta stabilita la priorità, questi problemi possono essere affrontati e il processo ottimizzato.

Fai clic qui per accedere al modello FMEA: analisi delle modalità di guasto e degli effetti!

Modello di analisi SWOT

Utilizza questo modello per analizzare la tua organizzazione, progetto o processo utilizzando quattro attributi (punti di forza, debolezza, opportunità e minacce) per determinare una strategia di miglioramento o ottimizzazione. È utile per valutare i rischi e i potenziali benefici e allo stesso tempo comprendere i fattori più importanti che influiscono sul successo (o sul fallimento) dell’azienda, del progetto o del processo.

Clicca qui per accedere al modello di analisi SWOT!

Elenco di controllo del processo del modello McKinsey 7-S

Utilizza questo modello per evidenziare i punti deboli della tua organizzazione e le aree che richiedono il maggior miglioramento. Il modello ti incoraggia ad analizzare i seguenti 7 aspetti della tua azienda e a dettagliare il modo in cui ciascun aspetto si influenza a vicenda:

1. Strategia
2. Struttura
3. Sistemi
4. Valori condivisi
5. Stile
6. Personale
7. Competenze

Clicca qui per accedere al processo di checklist del modello McKinsey 7-S!

Come viene impiegato il PDSA in campo medico

( Fonte )

Come abbiamo sottolineato nell'introduzione, il PDSA viene regolarmente applicato in modo inadeguato o errato in campo medico Carta BMJ affermando:

L'utilizzo di questi criteri per valutare le pubblicazioni sottoposte a revisione paritaria dei cicli PDSA dimostra un approccio incoerente all'applicazione e alla rendicontazione dei cicli PDSA e una mancanza di aderenza ai principi chiave del metodo. Solo 2 articoli su 73 hanno dimostrato il rispetto dei criteri in tutti e cinque i principi .

I due elaborati che hanno superato il test, nel caso voleste leggerli, sono stati:

• Lynch-Jordan AM, Kashikar-Zuck S, Crosby LE, et al. Applicazione di metodi di miglioramento della qualità per implementare un sistema di misurazione della disabilità correlata al dolore cronico. J Pediatr Psychol 2010;35:32–41. Accesso gratuito qui .
• Varkey P, Sathananthan A, Scheifer A, et al. Utilizzo di tecniche di miglioramento della qualità per migliorare l’educazione del paziente e la consulenza sulla diagnosi e sulla gestione. Qual Prim Care 2009;17:205–13. Accesso gratuito qui .

Quindi, quali 5 criteri hanno deciso i ricercatori del BMJ che fossero necessari da soddisfare per considerare la PDSA correttamente applicata?

Indaghiamo!

Rispecchiando il metodo scientifico

…formulare un’ipotesi, raccogliere dati per testare questa ipotesi, analizzare e interpretare i risultati e fare inferenze per iterare l’ipotesi .

Il principio fondamentale per i ricercatori è che gli studi che stanno analizzando seguono chiaramente gli elementi fondamentali del metodo scientifico. Abbastanza semplice.

A partire da test su piccola scala

I principi pragmatici dei cicli PDSA promuovono l’uso di un approccio iterativo su piccola scala per testare gli interventi, poiché ciò consente una valutazione rapida e fornisce flessibilità per adattare il cambiamento in base al feedback per garantire lo sviluppo di soluzioni adatte allo scopo .

Gli autori si affrettano a notare i vantaggi aggiuntivi dei test su piccola scala, tra cui:

• Libertà per i ricercatori di agire e apprendere
• Ridurre al minimo il rischio per i pazienti
• Ridurre al minimo i livelli di organizzazione e le risorse richieste
• Fornire l’opportunità di coinvolgere le parti interessate nelle prime fasi del processo

Prevedere i tuoi risultati

In linea con il metodo sperimentale scientifico, il ciclo PDSA promuove la previsione dell’esito di un test di cambiamento…

Ciò richiede una conoscenza approfondita di ciò che si sta cercando di fare e di come funzionerà nel contesto di uno scenario complesso con più variabili. Più forte è la teoria, migliore è la possibilità di tenere conto di queste variabili. Essere in grado di prevedere i risultati in anticipo è un valido strumento per convalidare la tua teoria rispetto al fatto che l'esperimento abbia funzionato o meno.

Misurare i tuoi dati nel tempo

Riconoscendo il fatto di lavorare in contesti complessi con variabilità intrinseca, la misurazione dei dati nel tempo aiuta a comprendere la variazione naturale in un sistema, ad aumentare la consapevolezza di altri fattori che influenzano i processi o i risultati e a comprendere l’impatto di un intervento.

Test continui nel tempo aiutano a rivelare un maggior numero di variabili che possono avere un effetto sui risultati. Deming, dentro La nuova economia , parla della progettazione della portiera di un'auto: il peso della porta deve essere perfezionato, ma deve essere esposto a giornate ventose, giornate di pioggia e all'usura prima di sapere se è giusto.

Documentare i processi e i risultati

Come per tutti i metodi scientifici, la documentazione di ogni fase del ciclo PDSA è importante per supportare la qualità scientifica, l'apprendimento e la riflessione locale e per garantire che la conoscenza venga catturata per supportare la memoria organizzativa e la trasferibilità dell'apprendimento ad altri contesti .

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Se l’approccio di Deming consiste nel costruire una teoria totale della tua attività da cui operare, allora non ha senso non documentare le tue attività. Ogni risultato è un punto dati, non solo se l’esperimento ha funzionato o meno. Senza tutti i dati, la teoria che fa avanzare la tua attività non sarà la migliore possibile.

Non limitarti a ottimizzare un processo, miglioralo!

( Fonte )

L’approccio di Deming sembra volerci togliere i paraocchi.

Smetti di guardare in modo ristretto solo alle piccole modifiche per rimuovere le inefficienze nei processi e inizia a pensare in grande a come i tuoi processi possono essere migliorati per aumentare la qualità, in qualunque modo esista.

Per aiutarti in questo e definire il processo che desideri ottimizzare, misurare le sue prestazioni attuali, analizzare come può essere ottimizzato, decidere come migliorarlo, implementare il nuovo processo e creare un piano per misurarlo e rivederlo di nuovo in futuro, sentiti libero di utilizzare questo processo per ottimizzare un processo:

Fare clic qui per accedere al processo di ottimizzazione di un processo

Ho menzionato Process Street alcune volte durante questo post e ti ho fornito cinque fantastici modelli di metodi di miglioramento di Process Street che puoi portare via e utilizzare a tuo piacimento, ma potresti chiederti chi è esattamente Process Street ?

Chi è Process Street?

Process Street lo è liste di controllo superpotenti . È un software di gestione dei processi aziendali (BPM) all'avanguardia specializzato nel rendere il lavoro ricorrente divertente, veloce e impeccabile per i team di tutto il mondo.

Dai un'occhiata a questo video introduttivo o leggi questo articolo della guida per scoprire qualcosa in più su chi è Process Street:

Come puoi vedere, con Process Street puoi creare un processo per qualsiasi cosa; dall'inserimento di un nuovo dipendente alla stesura della tua lista di cose da fare quotidiana.

Scegli un processo, crea un modello per il processo scelto o utilizza uno dei nostri numerosi modelli predefiniti (come quelli che ti ho fornito in questo post) e ogni volta che devi eseguire questo processo, esegui un processo individuale lista di controllo da quel modello. Le liste di controllo possono essere semplici o dettagliate a seconda delle tue esigenze.

Crea attività intuitive e utili utilizzando queste funzionalità:

• Interrompi le attività
• Date di scadenza dinamiche
• Autorizzazioni attività
• Logica condizionale
• Compiti di approvazione
• Incorpora widget
• Assegnazioni di ruolo

Oppure connettiti a migliaia di app tramite Zapier , webhook o integrazione API per automatizzare il più possibile il processo e semplificarti la vita.

Guarda questo webinar per ulteriori informazioni su come automatizzare veramente i tuoi processi:

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Quindi, per concludere questo post; secondo Deming, dovremmo usare gli stessi livelli di rigore scientifico che ci si aspetterebbe dai migliori ricercatori. Dovremmo costruire una grande teoria della qualità all’interno della nostra azienda e adattare ogni processo affinché faccia la sua parte nel soddisfare tali esigenze.

Deming è uno dei padri della gestione dei processi e del miglioramento della qualità ma, come dimostra lo studio del BMJ, oggi più che mai abbiamo bisogno di essere rieducati sulle sue idee.

Hai utilizzato PDSA nella tua attività? Hai letto La Nuova Economia? Fammi sapere i tuoi pensieri e le tue esperienze nei commenti qui sotto!