Un'azienda può funzionare al massimo delle sue potenzialità solo con una corretta gestione dei processi. Ma qual è la definizione effettiva di gestione dei processi?
Poiché molte aziende si sono convertite al lavoro a distanza durante la pandemia del 2020, anche gran parte della gestione dei processi è diventata digitale. Mentre i dipendenti alla fine tornavano nei loro uffici, la gestione dei processi aveva trovato una nuova casa nel cloud.
Con questo improvviso cambiamento e interesse nel perfezionamento della gestione dei processi, vale la pena approfondire cosa sia effettivamente la gestione dei processi. E come azienda che, in tutta onestà, ha beneficiato di questo cambiamento, abbiamo molto da dire sull’argomento.
In questo articolo definiremo la gestione dei processi, parleremo dei suoi vantaggi e delle sfide e ti forniremo consigli su come implementarla nella tua azienda.
Alla fine, inseriremo anche un modello gratuito per aiutarti a iniziare.
La definizione di gestione dei processi
Ok, allora cos'è esattamente la gestione dei processi?
La gestione dei processi – o gestione dei processi aziendali (BPM) – è la tecnica utilizzata dalle organizzazioni per analizzare, ottimizzare, monitorare e controllare vari processi aziendali.
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Con il BPM le aziende possono:
- Automatizza i processi ricorrenti, in modo che funzionino sempre senza intoppi
- Analizza i processi passati per vedere cosa è andato bene e cosa no
- Tieni traccia delle metriche attraverso diversi processi
- Eseguire l'analisi dei rischi per mitigare i rischi futuri
- Misurare l'efficienza utilizzando i dati precedenti
Perché preoccuparsi della gestione dei processi?
Il BPM è qualcosa di cui ogni organizzazione ha bisogno perché ti aiuta a comprendere meglio la tua attività.
Utilizzando il BPM, puoi analizzare tutti i processi aziendali per individuare le inefficienze e trovare soluzioni per risolverle e ottimizzarle. Rende le operazioni quotidiane molto più fluide e migliora la gestione delle risorse.
Ma questi sono solo i piccoli vantaggi.
Gli altri vantaggi di farlo sono immensi. Non solo fa risparmiare tempo e denaro alla tua organizzazione, ma consente anche alla tua azienda di rispondere alle richieste dei clienti e del mercato molto più rapidamente.
Vantaggi di una chiara definizione della gestione dei processi
Comprendere la definizione di BPM significa poterlo differenziare meglio dalla gestione di programmi e progetti. Conoscere la differenza tra i tre tipi di processi significa che sarai in grado di utilizzarli tutti in modo efficace.
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Con il BPM, è importante ricordare che si tratta di processi ricorrenti all'interno della tua organizzazione. Si tratta generalmente di processi continui all'interno di un'azienda e non hanno una finalità specifica, come l'onboarding dei dipendenti. Questo è il suo più grande fattore di differenziazione.
La gestione del progetto è la consegna di un prodotto o servizio specifico. C'è un chiaro inizio e una fine. I progetti sono generalmente cose una tantum che non si ripetono e un team può lavorarne solo su uno alla volta.
La gestione del programma è una via di mezzo tra le altre due. Si occupa di gestire le interdipendenze tra diversi progetti. Come il BPM, la gestione dei programmi è generalmente continua, ma a differenza del BPM non si occupa dei processi relativi all’azienda nel suo complesso.
Vantaggi dell'utilizzo della gestione dei processi
La gestione dei processi è un aspetto critico di qualsiasi operazione aziendale, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare le prestazioni complessive. Ecco alcuni vantaggi chiave derivanti dall’utilizzo della gestione dei processi:
Maggiore efficienza
L'implementazione della gestione dei processi consente alle organizzazioni di semplificare le proprie operazioni, eliminando attività ridondanti e migliorando la produttività. Con processi chiaramente definiti, i dipendenti possono lavorare in modo più efficiente, con conseguente risparmio di tempo e costi.
Miglioramento continuo
Utilizzando la gestione dei processi, le aziende possono monitorare e valutare continuamente i propri processi per identificare aree di miglioramento. Ciò consente loro di apportare le modifiche necessarie, ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare le prestazioni su base continuativa.
Servizio clienti migliorato
Con una maggiore efficienza e processi semplificati, le organizzazioni possono fornire un migliore servizio ai clienti. Processi come l'evasione degli ordini, la risoluzione dei reclami e l'onboarding dei clienti possono essere standardizzati ed eseguiti in modo coerente, con conseguente miglioramento dei tempi di risposta e della soddisfazione del cliente.
Risparmi
La gestione dei processi aiuta a identificare colli di bottiglia, ridondanze e inefficienze, consentendo alle aziende di ottimizzare l'allocazione delle risorse e ridurre i costi. Eliminando passaggi non necessari e automatizzando i processi manuali, le organizzazioni possono ottenere notevoli risparmi sui costi.
Miglioramento del processo decisionale
La gestione dei processi fornisce alle aziende dati e approfondimenti in tempo reale sulle loro operazioni. Ciò consente loro di prendere decisioni informate sulla base di informazioni accurate, portando a migliori risultati aziendali e al raggiungimento degli obiettivi strategici.
Tipologie di gestione dei processi
La gestione dei processi può fare molto per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali, ma devi avere familiarità con i diversi tipi per sapere quale è il migliore per te.
Gestione dei processi aziendali
Questo tipo di gestione dei processi si concentra sul miglioramento dei processi aziendali e dei flussi di lavoro tra diversi dipartimenti o funzioni all'interno di un'organizzazione. Mira a ottimizzare i processi, migliorare l’efficienza e allinearli agli obiettivi strategici. Il software di gestione dei processi aziendali è un ottimo modo per aiutarti a impostare un sistema di gestione dei processi.
Gestione del progetto
La gestione del progetto implica la pianificazione, l'esecuzione e il monitoraggio di un progetto specifico per raggiungere obiettivi specifici entro un periodo di tempo definito. Garantisce che i progetti vengano consegnati in tempo, nel rispetto del budget e soddisfino gli standard di qualità desiderati.
Gestione del flusso di lavoro
La gestione del flusso di lavoro si concentra sul coordinamento e sull'ottimizzazione di compiti, attività e approvazioni all'interno di un processo definito. Garantisce che il lavoro venga svolto in modo efficiente, che le scadenze siano rispettate e che tutti i passaggi necessari siano completati.
Gestione del programma
La gestione del programma implica la gestione di più progetti correlati come uno sforzo coordinato per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Implica la supervisione della pianificazione, dell’esecuzione e del monitoraggio di più progetti e la garanzia del loro allineamento con gli obiettivi strategici.
Automazione robotica dei processi (RPA)
L'RPA prevede l'uso di robot software o bot per automatizzare attività ripetitive e basate su regole. Mira a migliorare l'efficienza, la precisione e la velocità riducendo l'intervento manuale e minimizzando gli errori.
Come educare il tuo team sulla definizione di gestione dei processi
I membri del team sono più suscettibili al cambiamento di quanto molti manager tendano a dare loro credito. Tuttavia, troppo spesso, il BPM viene accolto con un atteggiamento fisso e dimenticato. Ci sono pochissimi cambiamenti.
Quando si tratta di istruire il proprio team sulla definizione di gestione dei processi, il proprio approccio è più importante del modo in cui si esprime la definizione. Chiediti questo:
- Perché voglio che il mio team conosca la definizione di gestione dei processi?
- In che modo il team trarrà beneficio dalla conoscenza della definizione?
- Quali sono le mie aspettative nei confronti del team dopo aver discusso del BPM?
- Voglio le idee del mio team o voglio semplicemente che sappiano cos'è il BPM in generale?
Se vuoi semplicemente che il tuo team sappia cos’è il BPM, probabilmente il tuo approccio non è quello giusto.
I membri del tuo team lavorano ogni giorno con processi consolidati e probabilmente sanno già cosa potrebbe essere migliorato. Quando introduci la gestione dei processi al tuo team, dovrebbe essere un modo per aprire quella linea di comunicazione con il tuo team.
Dovrebbero sentirsi a proprio agio nel presentarsi a te con le loro idee per migliorare i processi da questo punto in poi. Le loro idee dovrebbero essere sempre ascoltate.
Definiti modelli di gestione dei processi aziendali
Modellare la gestione dei processi aziendali è l’atto di rappresentare i processi di un’organizzazione in modo che possano essere analizzati, migliorati e potenzialmente automatizzati.
L'idea generale dei modelli BPM è quella di avere una rappresentazione fisica di un processo strutturato in modo che abbia senso per chiunque lo osservi, siano essi ingegneri o stakeholder. Consideratela come una mappa mentale.
Esempi di modelli di gestione dei processi
Sta a te decidere come modellare i tuoi processi aziendali, ma esistono alcuni modelli consolidati per aiutarti a iniziare.
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Diagrammi di flusso
Probabilmente i modelli più conosciuti, i diagrammi di flusso sono semplici e facili da realizzare. Semplicemente utilizzando una varietà di forme collegate da frecce, puoi facilmente dimostrare come alcune parti di un processo confluiscono in un altro.
Generalmente funzionano meglio per processi semplici o per semplificare quelli più complicati.
Notazione della modellazione dei processi aziendali
La Business Process Modeling Notion (BPMN) mappa i processi aziendali utilizzando una notazione grafica. Creato da Object Management Group (OMG), l'obiettivo di BPMN è rendere comprensibili anche i processi aziendali più complessi a tutti i membri di un team, dagli sviluppatori di software agli analisti aziendali.
Puoi effettivamente imparare come creare un BPMN gratuitamente su Il sito web di OMG se questo è il modello con cui vuoi andare.
Diagrammi di Gantt
I diagrammi di Gantt sono stati creati dall'ingegnere meccanico americano Henry Gantt e esistono da più di 100 anni. Questi grafici sono utilizzati al meglio per processi sensibili al fattore tempo poiché utilizzano barre per tenere traccia delle scadenze di determinate attività o progetti.
I diagrammi di Gantt sono sequenziali e molto facili da capire. C’è una buona ragione per cui sono ancora comunemente usati oggi.
Diagrammi del flusso di dati
I diagrammi di flusso dei dati (DFD) consentono di visualizzare i flussi di dati. I DFD funzionano come i diagrammi di flusso ma generalmente hanno una chiave molto più grande per aiutare a mantenere le varie forme e colori chiari e organizzati.
Questi aiutano a vedere come i dati fluiscono all'interno di un processo e anche tra processi. Generalmente sono migliori per il tuo team e non per le parti interessate perché possono diventare un po' contorti a seconda della quantità di dati rappresentati.
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Implementazione di un sistema di gestione dei processi
L’implementazione di un sistema di gestione dei processi, anche per i singoli processi, non deve essere complicata. Basta seguire questi passaggi:
Definire chiaramente gli scopi e gli obiettivi
Ciò fornirà le basi per identificare i processi critici che devono essere gestiti e migliorati. Garantendo l'allineamento tra il sistema di gestione dei processi e la strategia aziendale complessiva, le organizzazioni possono dare priorità ai propri sforzi e prendere decisioni migliori riguardo all'ottimizzazione dei processi.
Mappare i processi esistenti
Ciò comporta la documentazione dei passaggi, degli input, degli output e delle parti interessate coinvolte in ciascun processo. L'esercizio di mappatura dei processi fornisce una rappresentazione visiva della sequenza delle attività e aiuta a identificare potenziali colli di bottiglia, inefficienze e ridondanze nei processi.
Identificare opportunità di miglioramento
Questo viene fatto valutando l’efficienza, l’efficacia e le prestazioni di ciascun processo. È possibile definire indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare il successo dei processi e monitorare i progressi verso gli obiettivi di miglioramento.
Ottimizzare i processi
Il miglioramento del processo può essere ottenuto attraverso una varietà di approcci, come ad esempio:
- Eliminazione dei passaggi non necessari
- Automatizzazione delle attività manuali
- Ridefinire ruoli e responsabilità
- Implementazione delle migliori pratiche dagli standard di settore
Monitorando e analizzando continuamente i processi, le organizzazioni possono identificare le aree di ottimizzazione e implementare modifiche per aumentare l’efficienza.
Sfide legate all'implementazione di un nuovo sistema di gestione dei processi
L’implementazione di un nuovo sistema di gestione dei processi può comportare una buona dose di sfide. Ecco alcuni degli ostacoli comuni che le organizzazioni possono incontrare durante questo processo:
Resistenza al cambiamento
L'implementazione di un nuovo sistema di gestione dei processi spesso richiede un cambiamento di mentalità e modifiche ai flussi di lavoro consolidati. La resistenza al cambiamento può provenire da dipendenti che sono abituati ai processi esistenti e potrebbero essere riluttanti ad adottare nuove modalità di lavoro.
Mancanza di buy-in
L’implementazione di successo di un sistema di gestione dei processi si basa sul supporto e sul consenso delle principali parti interessate. Se i decisori e i leader non comprendono appieno i vantaggi o non vedono il valore del sistema, può essere difficile ottenere il supporto e le risorse necessarie.
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Risorse limitate
L’implementazione di un nuovo sistema richiede investimenti in tecnologia, formazione e risorse. Budget limitati o vincoli di risorse possono rappresentare sfide in termini di reperimento degli strumenti necessari e assegnazione delle persone giuste per guidare il processo di implementazione.
Gestione dati
L’implementazione di un sistema di gestione dei processi spesso comporta la raccolta e l’analisi di grandi quantità di dati. Gestire e organizzare questi dati in modo efficace può rappresentare una sfida, soprattutto se le organizzazioni non dispongono di processi efficienti di gestione dei dati.
Integrazione con sistemi esistenti
Le organizzazioni potrebbero già disporre di sistemi e strumenti consolidati e integrare il nuovo sistema di gestione dei processi con questi sistemi esistenti può essere un compito complesso. Garantire un'integrazione perfetta e un flusso di dati fluido tra diversi sistemi può presentare sfide.
Modelli di gestione dei processi
Dai un'occhiata al nostro post sul blog sui processi essenziali per i team delle risorse umane. A volte è meglio implementare prima il BPM nei team delle risorse umane e questo post contiene 60 modelli gratuiti che il tuo team può provare.
Se hai difficoltà a decidere quale provare per primo, ti consiglio questo:
Mostra flusso di lavoro Modello di processo di onboarding per nuove assunzioni Fai clic qui per aggiungere questo flusso di lavoro al tuo account gratuito di Process Street .Come ottimizzare il sistema di gestione dei processi
Ottimizzare il sistema di gestione dei processi significa stabilire un sistema di miglioramento continuo.
Migliorare continuamente significa non accontentarsi mai. Non c'è Questo funziona benissimo, lasciamolo così com'è, ma piuttosto un atteggiamento del tipo Funziona benissimo, ma c'è un modo per renderlo ancora migliore?
Abbiamo un intero post sul blog pieno di consigli su come utilizzarlo miglioramento continuo per ottimizzare i processi se vuoi saperne di più.
