Oliver Peterson 6 luglio 2022 Operazioni aziendali Il miglioramento continuo senza raccolta dati è come guidare attraverso il paese senza segnaletica o mappa.
La raccolta dei dati è fondamentale per apportare miglioramenti perché senza di essa non esiste alcuna prova reale dell’esistenza di un problema.
Perché stai apportando miglioramenti? È davvero un problema o sei semplicemente distorto dalla frustrazione del momento?
Sì, la tua frustrazione può darti indizi su quale sia il problema alla radice, ma fare affidamento solo sui tuoi sentimenti non ti darà risultati accurati a lungo termine.
È qui che la raccolta dei dati può aiutare. La nostra funzionalità Analytics può essere utilizzata per tracciare un quadro obiettivo e imparziale dello stato attuale di un determinato processo e contribuire a evidenziare potenziali aree che potrebbero essere migliorate.
Iniziamo quindi esaminando le nostre 5 fasi di miglioramento continuo per l'ottimizzazione dei processi:
- Passaggio 1: identificare il processo da migliorare
- Passaggio 2: valutare l'efficacia e determinare i miglioramenti
- Passaggio 3: implementare i miglioramenti del processo
- Passaggio 4: testa e monitora il processo aggiornato
- Passaggio 5: ottimizza il processo con l'automazione
Passaggio 1: identificare il processo da migliorare
Nessun processo è perfetto, ma ce ne sono alcuni che potrebbero causarti costantemente problemi. È da lì che dovresti iniziare.
Annota il processo che molto spesso fa sprecare tempo e risorse a te e al tuo team.
Quindi dovrai comprendere appieno il processo rispondendo alle seguenti domande:
- Qual è l’obiettivo del processo?
- Quando inizia e quando finisce?
- Quali sono le singole attività all’interno del processo?
- Quali dipartimenti/dipendenti sono coinvolti?
- Quali informazioni vengono trasferite tra i passaggi?
Le risposte a queste domande dovrebbero aiutare a evidenziare tutti gli elementi che compongono il processo e a chiarire come approcciarsi al meglio per ottimizzarlo, a partire dagli obiettivi specifici che questo processo cerca di raggiungere.
Perché dovresti documentare i tuoi processi
Prima di andare avanti, è importante chiedersi: Quanto è buona la documentazione del mio processo?
Potresti sapere quali processi devono essere aggiornati, ma a meno che non disponi di una documentazione chiara dei processi, il miglioramento continuo è essenzialmente impossibile.
come rimanere disponibile nelle squadre
Il miglioramento continuo funziona solo se puoi osservare come funzionava qualcosa prima e confrontarlo con le modifiche apportate. Avere una documentazione del processo scritta in modo chiaro e accessibile è il modo migliore per facilitare il miglioramento continuo.
Passaggio 2: valutare l'efficacia e determinare i miglioramenti
Ora che hai definito il processo, è il momento di valutarne l'efficacia e determinare quali miglioramenti sarebbero più ottimali.
Inizia registrando i punti di forza e di debolezza del processo. Questo ti aiuterà a capire cosa funziona e cosa no, e dove potrebbero essere apportati miglioramenti.
Potresti scoprire che alcune attività non sono nemmeno necessarie per raggiungere l’obiettivo finale. Se ti imbatti in questo, valuta la possibilità di consolidare alcune di queste attività o addirittura di eliminarle completamente. È sempre meglio avere un processo conciso e pertinente piuttosto che un processo che potrebbe essere eccessivamente complicato o confuso in ciò che sta cercando di ottenere.
Passaggio 3: implementare i miglioramenti del processo
Se il tuo processo è ben documentato o, meglio ancora, stai utilizzando un software di gestione dei processi, questa attività dovrebbe essere facile come seguire il processo passo dopo passo e apportare modifiche man mano che procedi.
Una procedura consigliata per il miglioramento continuo consiste nell'iterare nuove versioni di un processo ogni volta che si apportano modifiche. Ciò aiuta a prevenire problemi e semplifica il monitoraggio e il confronto dei dati tra le diverse versioni di un processo, in modo da poter determinare con precisione se le modifiche rappresentano o meno dei veri miglioramenti.
Un altro suggerimento è quello di tenere un semplice registro di tutte le modifiche apportate in ciascuna iterazione, in modo che sia più semplice condividere le conoscenze e garantire che tutti comprendano quali modifiche sono state apportate, da chi e quando.
Passaggio 4: testa e monitora il processo aggiornato
Il test è importante, soprattutto per assicurarsi di non aver rotto nulla. Esegui il processo, idealmente nelle condizioni più vicine possibile al mondo reale, e assicurati che tutto funzioni come previsto.
Consideriamo l’obiettivo finale del processo: è ancora in fase di raggiungimento?
Una volta stabilito che i miglioramenti del processo sono funzionali, puoi iniziare a raccogliere dati per valutare il successo di eventuali modifiche.
Utilizzo di Process Street Analytics
Essere in grado di visualizzare le prestazioni dei tuoi processi, del tuo team o dei tuoi clienti è fondamentale per capire se le modifiche apportate sono effettivamente più efficaci o meno.
Informazioni come l'avanzamento delle attività e le esecuzioni del flusso di lavoro attive/completate possono aiutarti a individuare i colli di bottiglia e avere un'idea di come il tuo team sta rispondendo ai cambiamenti.
Fai clic qui per ulteriori informazioni sulla funzionalità Analytics di Process Street.
Passaggio 5: ottimizza il processo con l'automazione
A questo punto, hai praticamente finito. Hai identificato e implementato miglioramenti e dovresti essere in grado di monitorare tali cambiamenti nel tempo per valutare il successo.
Ma se vuoi fare uno sforzo in più e ottenere il massimo dal tuo software di gestione del flusso di lavoro, è tempo di considerare quali attività (se presenti) potrebbero essere automatizzate.
Prima di tutto, giusto per toglierlo di mezzo, se utilizzi la carta, quasi sicuramente vedrai miglioramenti in termini di efficienza se passi alla gestione dei processi digitali.
vedere il calendario di Outlook nel calendario di Google
Per il resto di voi, se state trasferendo dati tra app (ad esempio aggiungendo manualmente file Dropbox a Google Drive), dovreste vedere se potete eliminare le attività manuali con una delle nostre automazioni native.
Vale anche la pena dare un'occhiata a Zapier, Power Automate e Make.com poiché ci sono moltissime automazioni disponibili lì.
Cosa ne pensi dei nostri 5 passaggi di miglioramento continuo? Hai qualche consiglio che potremmo aver tralasciato? Fateci sapere nei commenti qui sotto!
