Cos'è un flusso di lavoro? Una guida per principianti alla gestione del flusso di lavoro

Se guardi la prima pagina di Google per cos'è un flusso di lavoro, il primo risultato è letteralmente la definizione del dizionario.

La sequenza di processi industriali, amministrativi o di altro tipo attraverso i quali un lavoro passa dall'inizio al completamento.

Poi hai la definizione di Kissflow, che non è per niente più chiara:

Una sequenza di attività che elabora i dati attraverso un percorso specifico dall'inizio al completamento.

E poi c'è, beh, questa pagina. E come definiamo un flusso di lavoro?

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Un flusso di lavoro è il modo in cui porti a termine il lavoro.

Ora stiamo arrivando da qualche parte.

Cos'è un flusso di lavoro?

I flussi di lavoro sono una serie di passaggi che devono essere completati in un processo.

Consideralo letteralmente come un flusso di lavoro da una fase a quella successiva, sia attraverso un collega, uno strumento o un altro processo. Puoi eseguire un flusso di lavoro completo da solo (come scrivere, modificare e pubblicare un post sul blog) oppure può coinvolgere più persone (come fatturare un cliente).

Perché i flussi di lavoro sono importanti?

Per le aziende, i flussi di lavoro possono diventare estremamente complicati.

Pensa al processo di onboarding dei tuoi dipendenti. Diversi reparti diversi devono coordinarsi per completare correttamente il processo. Oltre a perdere i nuovi talenti, un cattivo onboarding può anche portare a seri problemi di conformità.

È a questo livello che devono essere adeguatamente monitorati, gestiti e ottimizzati per assicurarsi che siano quanto più efficienti possibile.

Qual è la differenza tra flussi di lavoro e processi?

Flusso di lavoro E processi spesso vengono usati in modo intercambiabile. Considerando che spesso vengono forniti come set abbinati, questo è comprensibile.

L'immagine sopra elenca le principali differenze tra flussi di lavoro e processi, ma il punto principale è:

UN processi è un metodo utilizzato per eseguire una sequenza di attività .

UN flusso di lavoro è un attrezzo abituato a facilitare quel metodo .

Se torniamo all'esempio dell'onboarding dei dipendenti, il processo comprende tutti i diversi passaggi che devono essere eseguiti, come ad esempio:

• Documenti compilati
• Configurazione della postazione di lavoro
• Formazione

Il flusso di lavoro mappa questi passaggi in una struttura chiara, quindi è facile visualizzare ciò che deve essere fatto in un diagramma o in una lista di controllo.

Best practice per il flusso di lavoro

Per costruire un flusso di lavoro efficace è necessario rispondere a tre domande importanti:

• Quali lavori esatti devono essere svolti?
• Chi è responsabile di ogni lavoro?
• Quanto tempo richiederà ciascuna attività?

Rispondendo a queste domande e strutturando le risposte in un grafico o processo, ottieni un flusso di lavoro.

Misurando il lavoro che deve essere svolto, puoi gestirne l'ottimale esecuzione. Altrimenti non hai idea di cosa sta succedendo o dove si trova il collo di bottiglia nell’attività del tuo team.

Fasi di un flusso di lavoro

La costruzione di un flusso di lavoro si riduce a 5 fasi:

1. Identificare i compiti che devono essere svolti
2. Determina chi è responsabile di tali attività
3. Organizzare le attività in sequenza
4. Testare il flusso di lavoro
5. Rivedi e ripeti

È essenziale praticare il miglioramento continuo quando si tratta di mantenere i flussi di lavoro. Apportare queste piccole modifiche lungo il percorso garantirà che il tuo flusso di lavoro includa solo le attività più necessarie e aggiornate e non dovrai dedicare tempo a una revisione importante in futuro.

I 3 componenti fondamentali di un flusso di lavoro

Sebbene il numero di attività in ciascun flusso di lavoro possa variare da 8 a 80, ogni flusso di lavoro è costituito da 3 componenti di base:

Grilletto:L'evento che avvia il flusso di lavoro. Può trattarsi di un'azione, una decisione, un momento specifico o una risposta a qualcosa.Serie di compiti/il lavoro:Ciò include tutte le attività, le persone e i risultati finali coinvolti nel flusso di lavoro.Risultati:Cosa produce il flusso di lavoro. Un risultato o un risultato può essere qualcosa di tangibile come l'acquisto di un servizio o più astratto come l'accesso a determinate informazioni.

La serie di attività occuperà la maggior parte del flusso di lavoro, ma sia il trigger che i risultati sono ugualmente importanti. Se non sai dove dovrebbe iniziare e finire il tuo processo, il tuo flusso di lavoro sarà piuttosto inutile.

Tipi di flussi di lavoro

Poiché è sempre meglio fare le cose in tre, ci sono tre tipi principali di flusso di lavoro che incontrerai:

• Flussi di lavoro del progetto
• Flussi di lavoro di processo semplici
• Flusso di lavoro del processo condizionale

Analizzare l'esatta differenza tra questi tipi può essere complicato a volte, ma, come per ogni cosa, devi assicurarti di utilizzare lo strumento giusto per il lavoro.

Flussi di lavoro del progetto sono il tipo più semplicistico. Si tratta generalmente di flussi di lavoro una tantum progettati per mantenere un progetto sulla buona strada in modo che i risultati finali siano puntuali, la responsabilità sia chiara e il tuo team non subisca colli di bottiglia.

Potresti essere in grado di riutilizzare parti del flusso di lavoro di un progetto. Ad esempio, il team dei contenuti crea più contenuti.

Ognuno di questi è un piccolo progetto. A seconda di una serie di fattori, i passaggi esatti non sono sempre gli stessi. Dal momento che il processo complessivo È , tuttavia, possiamo riutilizzare il flusso di lavoro di creazione dei contenuti per attività quali ricerche, recensioni e richieste di immagini.

Successivamente, hai il flusso di lavoro del processo semplice . Questo tipo di flusso di lavoro copre tutte le attività prevedibili e ripetibili. L'invio di una fattura o l'approvazione delle ferie sono semplici flussi di lavoro del processo.

Non importa cosa: non cambia nulla. Il flusso di lavoro segue esattamente gli stessi tempi e nello stesso identico modo ogni volta che viene eseguito il flusso di lavoro.

Semplice.

Infine, c'è il flusso di lavoro del processo condizionale . Questi flussi di lavoro utilizzano una forma di se poi logica per strutturare il processo.

È il romanzo dei flussi di lavoro Scegli la tua avventura: se vuoi esplorare il dungeon, vai all'attività 13. Se vuoi indagare sulla città, passa all'attività 22.

In Process Street la chiamiamo logica condizionale, che crea percorsi ramificati all'interno dello stesso flusso di lavoro. È fantastico perché significa che per cose come l'onboarding o i ticket di assistenza è necessario un solo flusso di lavoro per più situazioni.

Il flusso di lavoro di onboarding dei clienti di Payroll Processors è un perfetto esempio di esattamente cosa può fare la logica condizionale:

In che modo gli addetti alla gestione delle buste paga utilizzano la logica condizionale di Process Street per l'onboarding dei clienti

Ottimizzazione del flusso di lavoro

Non molto tempo fa mi sono imbattuto in un post su LinkedIn che parlava di parole d'ordine e gergo aziendale. Queste parole d'ordine sono state divise in due tipi:

• Troppo vago per essere descritto in altro modo (si pensi alla dinamica e ai suoi gruppi)
• Così ovvi che non c'era bisogno di dirli (innovativi, incentrati sul cliente, ecc.)

L'ottimizzazione è un po' come quelle parole d'ordine. Sappiamo tutti cosa significa ottimizzare nel dizionario. Sappiamo tutti che è una buona cosa. Le cose vanno sempre meglio quando sono ottimizzate.

Ma cosa significa ottimizzazione in relazione ad un flusso di lavoro? Che cosa È un flusso di lavoro ottimizzato e come ottenerlo?

Miglioramento continuo

Costruire un flusso di lavoro è solo il primo passo. Senza la dovuta attenzione, i flussi di lavoro possono facilmente impantanarsi a causa di inefficienze e attività ridondanti.

È qui che entra in gioco il miglioramento continuo. Controllando periodicamente i tuoi flussi di lavoro puoi assicurarti che rimangano aggiornati e soddisfino le tue esigenze. Puoi quindi decidere se è necessario apportare modifiche incrementali o rivoluzionarie ai processi e al modo in cui vengono eseguiti i flussi di lavoro.

I cambiamenti incrementali sono fondamentalmente ciò che sembrano: piccole modifiche e miglioramenti apportati man mano che li incontri.

I cambiamenti rivoluzionari sono grandi cambiamenti tipicamente apportati da una revisione di gruppo e da un processo decisionale. Anche se potresti ritrovarti ad apportare modifiche incrementali abbastanza spesso, se ti ritrovi ad apportare modifiche per lo più rivoluzionarie, devi rivalutare il tuo flusso di lavoro (e forse anche il tuo processo).

Six Sigma, DMAIC, lean e kaizen sono tutti strumenti davvero utili per implementare miglioramenti continui.

Automazione del flusso di lavoro

L’automazione è la ragion d’essere di un flusso di lavoro.

I flussi di lavoro prendono tutti quei processi selvaggi e intuitivi e li mettono in ordine. Ma ciò non significa che l’automazione sia integrata nel flusso di lavoro, o addirittura che ogni flusso di lavoro necessiti di automazione.

Ancora confuso?.

L’automazione del flusso di lavoro consiste nell’identificare quali parti di un processo possono essere eseguite senza molto – o nessun – coinvolgimento umano.

Alcuni esempi di cose che potresti automatizzare sono:

• Invio di un'e-mail di benvenuto standardizzata
• Trasferimento dei dati su un foglio di calcolo
• Aggiunta di un evento al tuo calendario
• Elaborazione di un pagamento

Queste sono tutte attività ripetitive che potrebbero richiedere solo pochi minuti, ma quei minuti si sommano.

Inoltre, maggiore è la possibilità di errore umano. Pensaci: hai davanti a te ore di immissione di dati. Stavo semplicemente seduto lì, a mettere i numeri in colonna tutto il giorno con la massima eccitazione quando Tony si presentò con le ciambelle quella mattina.

Inizi con buone intenzioni, ma a che punto vai con il pilota automatico? A che punto colpisci accidentalmente uno zero in più e finisci per addebitare a un cliente $ 5000 invece di $ 500? O vice versa? Sono entrambi cattivi.

Ecco perché automatizzi.

Una volta identificate le attività da automatizzare, l'implementazione è piuttosto semplice. Con software come Zapier, puoi impostare integrazioni per collegare un trigger in un'app a un risultato in un'altra.

I dati vengono immessi una volta. Viene inviato in tutti i posti in cui deve essere. Hai la massima precisione su tutti i canali e ti costa solo il tempo necessario per fare clic su un pulsante.

Vantaggi di un flusso di lavoro

I flussi di lavoro riducono gli sprechi. Tempo sprecato, fatica sprecata, risorse sprecate.

Man mano che pianifichi i tuoi processi, sarai in grado di identificare i colli di bottiglia e le attività ridondanti. Una volta che sai dove sono, puoi eliminarli. Quindi tu e il tuo team potrete concentrarvi sui compiti necessari.

I flussi di lavoro sono ottimi anche per la comunicazione, la responsabilità e la trasparenza. Un flusso di lavoro dovrebbe chiarire chi è responsabile di cosa e quando un risultato finale dovrebbe essere completato. Non devi microgestire la tua squadra. Non è necessario che il tuo team sia microgestito. Tutti sono più felici.

Poiché ogni aspetto di un processo è documentato nel flusso di lavoro, tutti i membri del team dispongono delle informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Ridurre i problemi di comunicazione migliora la produttività e lascia il tuo team molto meno frustrato nei confronti dei propri compiti e degli altri.

Sfide di un flusso di lavoro

I flussi di lavoro richiedono un'attenzione costante. Non puoi semplicemente costruirne uno e aspettarti che funzioni perfettamente per sempre. È necessario mantenerlo.

La manutenzione del flusso di lavoro può essere complessa e dispendiosa in termini di tempo: particolarmente se non hai messo in pratica i tuoi principi di miglioramento continuo.

Ma non eseguire una manutenzione regolare causa seri problemi:

• Stime di tempi/costi imprecise
• Errori di comunicazione errata
• Saltare o dimenticare passaggi importanti
• Approvazioni applicate senza test o non applicate quando necessario
• Colli di bottiglia costosi

Pensa a un flusso di lavoro come a un'auto. Le auto sono davvero utili ed efficienti. Di solito è possibile fare di più in meno tempo guidando che camminando.

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Inoltre non devi portare tutto con te.

Ma le auto hanno bisogno di controlli. Alcuni sono piccoli: pneumatici nuovi, cambio dell'olio, test sulle emissioni e così via. A volte è necessario investire un po' di più, ad esempio in un nuovo motorino di avviamento o in una cinghia della ventola. Di per sé, queste cose non sono davvero un grosso problema.

Se sei mai rimasto troppo a lungo senza cambiare l'olio, sai esattamente quanto può essere importante una manutenzione regolare.

Strumenti software e fornitori di flussi di lavoro

Se utilizzi il flusso di lavoro di Google (cosa che hai fatto, ovviamente), vedrai esattamente quanti tipi di software per il flusso di lavoro sono disponibili. Quando hai appena iniziato con i flussi di lavoro, cosa che fai, è difficile individuare quale offre esattamente ciò di cui hai bisogno per il miglior valore.

Quindi ecco alcuni dei nostri strumenti preferiti per la creazione di flussi di lavoro:

Tavolo gonfiabile è così che rimaniamo organizzati. Con Tavolo gonfiabile puoi impostare visualizzazioni personalizzate, bacheche kanban personalizzate e automatizzare tutto, dalla creazione di un record all'invio di un'e-mail.

Io guardo è lo strumento perfetto per delineare il tuo flusso di lavoro. Io guardo agisce come una lavagna collaborativa in cui l'intero team, sia remoto che di persona, può lavorare insieme per costruire ciò che devi costruire.

Lento è l'hub di messaggistica universale per quasi tutti i team disponibili. E perchè no? Lento si integra praticamente con tutte le app con cui lavori. Puoi partecipare a riunioni, registrare video e condividere file con tutti i membri del tuo team o con uno solo. E ci sono le GIF. Chi non ama una bella GIF?

Via del Processo. Sapevi che sarebbe successo, vero? I flussi di lavoro di Process Street sono il nucleo centrale di tutto ciò che facciamo. Richieste PTO, onboarding, help desk, creazione di questa pagina... Tutto eseguito utilizzando un flusso di lavoro. Inoltre, tramite Zapier o le nostre automazioni di prima parte, tutti questi flussi di lavoro possono essere collegati a Slack, Airtable e al resto della nostra suite software.

Che aspetto ha un flusso di lavoro?

Questo lo schema di un processo:

Nello specifico, questo è lo schema del nostro processo di creazione dei contenuti. Il flusso di lavoro per questo processo prevede molti, molti più passaggi, una varietà di percorsi condizionali e un sacco di automatizzazioni.

Ma è qui che tutto ha avuto inizio. Otto passaggi per arrivare dall'inizio di un incarico alla pubblicazione.

Se chiedessi a qualcuno del team dei contenuti di descrivere questo processo, sono pronto a scommettere che non sarebbe così conciso o così specifico. Alcuni passaggi verrebbero elaborati, altri saltati e la descrizione stessa sarebbe probabilmente piuttosto non lineare.

È proprio così che funziona il cervello delle persone. Ecco perché è importante delineare il processo prima di creare il flusso di lavoro.

Ora, ciascuno di questi otto passaggi diventa una sezione all'interno di un flusso di lavoro. Quindi suddividiamo ogni passaggio in attività individuali.

Ad esempio, nel primo passaggio, Writer riceve un incarico, le attività del flusso di lavoro assomigliano a queste:

1. Viene scelto l'argomento (record Airtable generato tramite Slack)
2. Data di scadenza impostata (aggiunta al calendario tramite il flusso di lavoro Process Street)
3. Data di pubblicazione impostata (aggiunta al calendario tramite flusso di lavoro)
4. L'editor è assegnato (record Airtable aggiornato tramite flusso di lavoro)
5. Viene assegnato il team di progettazione (record Airtable generato tramite Airtable)
6. Lo scrittore riceve l'incarico (notifica ricevuta tramite Slack e Process Street)

Ciascuno di questi sei compiti è suddiviso in una singola azione. Ciò semplifica il processo e garantisce che nulla venga lasciato fuori. Senza queste automazioni, sarebbe molto facile impostare accidentalmente una data di scadenza ma non la data di pubblicazione.

Se tali date venissero inserite manualmente per tutti, ogni membro del team potrebbe finire per lavorare con scadenze diverse, il che potrebbe causare gravi colli di bottiglia in futuro.

Come ottenere il massimo dai tuoi flussi di lavoro

Ricorda che un flusso di lavoro è uno strumento. È uno strumento utile e versatile, ma non può fare tutto.

Quando costruisci il tuo flusso di lavoro, devi avere una chiara comprensione del processo su cui stai lavorando e del risultato che desideri ottenere. Identificare quali attività possono essere automatizzate e quali richiedono un approccio più pratico.

Soprattutto, continua a lavorarci. Un buon flusso di lavoro è in continua evoluzione perché il tuo processo e le tue esigenze cambieranno costantemente. Se qualcosa nel tuo flusso di lavoro è diventato ridondante o irrilevante, sbarazzatene. Se aggiungi un nuovo passaggio al processo, assicurati di aggiungerlo anche al tuo flusso di lavoro.

Un buon flusso di lavoro dovrebbe rendere il lavoro più semplice, non più complicato.