Benjamin Brandall 2 gennaio 2023 Processi aziendali, Processi I processi sono molto più interessanti di quanto potresti pensare. Non è uno scherzo: sono interessanti, lo giuro. Ma cos’è un processo?
Anche se lo sono definito COME una raccolta di attività lavorative correlate avviate in risposta a un evento che raggiunge un risultato specifico , c’è un po’ di retroscena che ci aiuta a superare i tranquillanti aziendali e a capire cos’è un processo e perché i processi contano.
Innanzitutto, alcuni esempi di processi:
- Pulizia del negozio
- Trovare un indirizzo email
- Distribuzione del software
- Profilazione dei clienti
- Inserimento di un nuovo dipendente
- Pianificazione di un matrimonio
Ma perché questi processi? Perché non sono solo lavori da svolgere? Il punto è che quando formalizzi un processo, pensi al flusso di lavoro tenendo presente la produttività e ne facilita l'esecuzione e l'ottimizzazione.
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Il primo processo aziendale in assoluto
La prima definizione conosciuta di processo aziendale viene dall’economista scozzese Adam Smith . Riducendo la sua idea agli elementi più semplici, nel 1776 egli descritto un processo aziendale in atto presso una teorica fabbrica di spille, che coinvolge 18 persone separate per realizzare una spilla:
Un uomo tira fuori il filo, un altro lo raddrizza, un terzo lo taglia, un quarto lo punta, un quinto lo mola in alto per ricevere la testa: fare la testa richiede due o tre operazioni distinte: metterla è un un compito particolare, sbiancare gli spilli è un altro... e l'importante compito di fare uno spillo è, in questo modo, diviso in circa diciotto operazioni distinte, che in alcune fabbriche sono tutte eseguite da mani distinte, sebbene in altre lo stesso uomo qualche volta eseguirne due o tre.
Perché dovremmo preoccuparci di quante persone sono necessarie per realizzare gli spilli o di quanti passaggi sono necessari nel processo? Ebbene, Smith l'ha scoperto creando un processo e assegnando i passaggi ai singoli specialisti, la produttività è aumentata 24.000% .
Il funzionamento di una fabbrica di spilli del XVIII secolo e l'immagine che ispirò Adam Smith a scrivere la prima definizione di processo aziendale.
Utilizzare i processi per lavorare 5 volte più velocemente
Per la divisione del lavoro è necessario un processo perché il compito non è più solo nella testa di una persona.
L'ingegnere dei pin full-stack potrebbe essere una brava persona per scrivere il processo, ma non dovrebbe eseguirlo dall'inizio alla fine da solo: il lavoro è 240 volte più efficiente quando è suddiviso tra specialisti dei pin: la persona che taglia i cavi dei pin tutto il giorno è meno fallibile del maestro artigiano solista. Smettiamola di parlare di spilli.
In una mattina d'inverno del 1907, Henry Ford ha portato Charles E. Sorensen a Impianto di Piquette Avenue , un edificio vuoto a Detroit che sarebbe diventato il luogo di nascita della prima automobile americana a prezzi accessibili prodotta in serie. Inizieremo un lavoro completamente nuovo, disse al capo della produzione.
Lo stabilimento di Piquette Avenue a Detroit, Michigan. Il sito dell’implementazione dei processi aziendali più influente al mondo.
Ford ha spiegato la sua idea per un nuovo processo. Invece di un artigiano che creava un prodotto da solo, a tutti veniva insegnato a svolgere uno degli 84 lavori semplici e ripetitivi. Con questo nuovo approccio ai processi, Ford ha ridotto i tempi di produzione del Modello T da 12,5 ore a 2,5 ore.
Non solo fu un trionfo per il conto bancario di Ford, fu uno dei momenti più rivoluzionari mai accaduti, non solo nella storia dell’auto o della produzione, ma nell’intera storia del business.
I tre tipi di processi di cui ogni azienda ha bisogno
Lo sai i processi sono un insieme di istruzioni logiche da eseguire dall'inizio alla fine , ma sapevi che esistono tre tipi di processi? Questi sono:
- Processi di gestione
- Processi operativi
- Processi di supporto
Processi di gestione
I processi di gestione non sono così focalizzati sull’esecuzione di un compito dall’inizio alla fine, quanto piuttosto sulla pianificazione e proiezione del futuro delle operazioni aziendali.
Un esempio di processo di gestione potrebbe essere quello di un CEO che pianifica il modo migliore per organizzare il tempo e le energie del team di marketing per una campagna di lancio di PR. La parte del processo riguarderebbe l’allocazione delle risorse, la definizione dei tempi e il controllo che i sistemi siano operativi e ottimizzati.
Processi operativi
I processi operativi riguardano il processo aziendale principale. Se sei un'azienda di magliette, uno dei tuoi processi operativi principali è prendere ordini per telefono. Un altro sarebbe togliere le magliette confezionate per essere spedite.
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Qualunque sia l'attività principale della tua azienda, dovrebbero essere messi in atto processi a tenuta stagna per renderla scalabile ed efficiente.
Processi di supporto
Sorpresa sorpresa: i processi di supporto supportano i processi gestionali e operativi. L'azienda fa affidamento su questi processi per sostenere il pianificazione E facendo parti dell'attività. Si tratta di processi come il supporto tecnico, l'onboarding dei dipendenti o l'assunzione di uno stagista.
Sebbene questi non siano ciò che l’azienda fa per fare soldi, facilitano il principale flusso di entrate e fanno sì che i processi di gestione abbiano qualcosa da gestire e che i processi operativi siano quanto più privi di attriti possibile.
L'anatomia di un processo
Quando un processo è documentato su carta (o, si spera, digitalmente), viene eseguito sotto forma di un documento di procedura operativa standard. Anche se non sono il tipo di cose che dovresti leggere su un volo di 18 ore, rendono i processi molto più facili da comprendere, distribuire, insegnare e ottimizzare.
Una POS può contenere:
- Un'intestazione con titolo, data, autore e ID
- Un elenco di istruzioni dettagliate
- Il team o l'individuo responsabile dell'esecuzione di ciascuna attività
- Le risorse (attrezzature, denaro, tempo, team di supporto) di cui l'utente avrà bisogno
- Riferimenti ad altre POS
In genere, le imprese e gli enti governativi creano una documentazione SOP complessa. Clic Qui per un esempio di documento introduttivo a una serie di SOP create da General Electric per i dipendenti che lavorano con sistemi controllati da UNICORN. Noterai che c'è una tabella con i numeri di codice e le designazioni SOP, nonché spiegazioni sulla terminologia.
Ottieni un estratto di una POS effettiva per l'acquisto di un veicolo Qui . Ancora una volta, è molto approfondito e utilizza lo stesso stile utilizzato da molte aziende per assicurarsi che la SOP sia a tenuta stagna.
… Ma a volte, una SOP non sarà così complicata.
Le aziende più piccole scrivono processi efficienti che portano a termine il lavoro e c'è meno bisogno dell'autore e dell'ID SOP, quando sono scritti con il software SOP che lo creerà manualmente. Lo stesso vale per la sezione dei riferimenti, che ora è composta da collegamenti ipertestuali. Di seguito è riportata una semplice SOP creata da Process Street:
I problemi che i processi risolvono
In The Checklist Manifesto, un libro di cui non possiamo smettere di parlare Di — Atul Gawande parla di come ha implementato un processo di sicurezza presso l'ospedale Johns Hopkins.
Sembrava semplice e non era così interessante come le altre idee che avevano avuto, come la chirurgia robotica. Ma in realtà era lo strumento più efficace che si potesse implementare, ed era solo un foglio di carta.
Intervistato dopo l’implementazione della lista di controllo, il 78% del personale medico dell’ospedale ha affermato di aver notato che la lista di controllo preveniva un errore. E la prova definitiva: il 93% dei chirurghi vorrebbe che la lista di controllo fosse utilizzata su di loro se si trovassero in sala operatoria per sottoporsi ad un intervento chirurgico.
Questo è il processo:
Il prossimo esempio è più tangibile e disastroso.
La mattina del giorno più caldo dell'anno, il 17 luglio 1865, due treni carichi per lo più di bambini si scontrarono a Whitemarsh Township, in Pennsylvania, uccidendo circa 60 persone e ferendone oltre 100.
Un dipinto del Grande naufragio del treno del 1856 di un artista sconosciuto
La causa? Wikipedia ce l'ha elencato come “errore umano”.
I treni trainavano molte più carrozze di quelle che potevano gestire, il che significava che i macchinisti dovevano fermarsi periodicamente per riacquistare la pressione del motore di cui avevano bisogno per continuare. Con questo comportamento irregolare, il treno non rispettava l’orario e non lo comunicava alle stazioni circostanti.
Il pilota pensava di poter recuperare il tempo perduto e rispettare il programma, quindi ha acceso il motore, prendendo una pista alternativa e pensando di potersi allontanare dalla Aramingo , un altro treno in partenza da Wissahickon più o meno nello stesso periodo.
In una curva cieca, le caldaie dei due treni si scontrarono provocando un'esplosione udita fino a 5 miglia di distanza. Le tre carrozze più vicine alle caldaie andarono in schegge, le altre presero fuoco e deragliarono.
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In risposta a questo disastro, Ferrovia della Pennsylvania settentrionale adattato i loro processi. Decisero che due treni che viaggiavano in due direzioni non avrebbero condiviso lo stesso binario e la comunicazione via telegramma con le stazioni vicine fu resa obbligatoria.
Utilizzo dei processi nella tua azienda
Al giorno d’oggi, le aziende non (di solito) aspettano che si verifichi un fallimento catastrofico prima di pensare ai processi. Se non utilizzi formalmente i processi, non è mai troppo presto.
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- Cos'è un processo? Una guida non noiosa per le persone normali
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- Cos'è la gestione dei processi aziendali? Un'introduzione davvero semplice
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- Perché dovresti preoccuparti della modellazione dei processi aziendali
- Come passare al software BPM quando usi solo carta
- Reingegnerizzazione dei processi aziendali: cosa fare se la tua azienda fallisce
- L'outsourcing dei processi aziendali è rilevante per la tua piccola impresa?
