Microsoft Excel i flussi di lavoro sono una cosa reale che esiste. Lo sapevi? Non l'ho fatto. Pensavo che Excel servisse solo per creare diagrammi e grafici, ma è vero!
Puoi effettivamente creare flussi di lavoro utilizzando Excel. E non deve nemmeno essere particolarmente complicato. Pensavo che sarebbe stato terribilmente difficile, ma è possibile creare un flusso di lavoro di base seguendo 15 semplici passaggi.
In questo articolo analizzerò i passaggi per la creazione di un flusso di lavoro Excel insieme agli scopi per cui puoi utilizzarli.
Discuteremo anche se i flussi di lavoro Excel sono davvero all'altezza nel mondo dei flussi di lavoro moderni e esamineremo alcune ottime alternative.
Andiamo!
Cos'è un flusso di lavoro?
Per iniziare, torniamo alle origini e analizziamo cos’è effettivamente un flusso di lavoro.
Un flusso di lavoro è una sequenza di passaggi o attività interconnessi necessari per completare un processo specifico o raggiungere un obiettivo particolare. Rappresenta il flusso di attività, informazioni e risorse all’interno di un’organizzazione o dell’ambiente di lavoro di un individuo.
I flussi di lavoro sono progettati per semplificare e automatizzare attività ripetitive o complesse, garantendo che il lavoro proceda in modo efficiente e coerente. Forniscono un quadro strutturato che definisce l'ordine, le dipendenze e le interazioni tra le diverse attività coinvolte in un processo.
I flussi di lavoro possono essere manuali o automatizzati, a seconda della complessità e della disponibilità di strumenti o software per supportare il processo. Gli strumenti di automazione, comprese le applicazioni software o i sistemi di gestione del flusso di lavoro, possono aiutare ad automatizzare e semplificare le attività, riducendo lo sforzo manuale e l’errore umano.
Come creare un flusso di lavoro in Excel
Creare flussi di lavoro con Excel non è così semplice come utilizzare un software per flussi di lavoro perché non è stato progettato per essere uno strumento per flussi di lavoro, è uno strumento per fogli di calcolo. Tuttavia, ci sono ancora modi tu puoi fare e persino automatizzare i flussi di lavoro utilizzando Excel, quindi diamo un'occhiata al processo passo dopo passo.
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Passaggio 1: identificare il flusso di lavoro
Determina il processo o l'attività specifica che desideri semplificare utilizzando Excel . Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, dall'immissione e analisi dei dati alla gestione dei progetti o al monitoraggio dell'inventario.
Passaggio 2: definire input e output
Identificare gli input (dati, moduli o altre risorse) richiesti per avviare il flusso di lavoro e gli output desiderati (report, calcoli o notifiche) attesi dal processo.
Passaggio 3: pianificare i passaggi
Suddividi il flusso di lavoro in singoli passaggi o fasi. Considera l'ordine e le dipendenze di ogni passaggio. Per flussi di lavoro complessi, potrebbe essere necessario utilizzare diagrammi di flusso o diagrammi per visualizzare il processo.
Passaggio 4: crea fogli di lavoro
Apri una nuova cartella di lavoro di Excel e crea fogli di lavoro per ogni passaggio del flusso di lavoro. Assegna un nome descrittivo a ciascun foglio di lavoro per rappresentarne lo scopo.
Passaggio 5: progettare moduli di immissione dati
Se il tuo flusso di lavoro prevede il Passaggio 6: inserisci i dati
Inizia a inserire i dati nei fogli di lavoro o nei moduli appropriati. A seconda del flusso di lavoro, potrebbe essere necessario inserire i dati manualmente o importarli da fonti esterne.
Passaggio 7: utilizzare formule e funzioni
Sfrutta le formule e le funzioni di Excel per automatizzare calcoli, manipolazione e analisi dei dati. Utilizza funzioni come
- SOMMA
- MEDIA
- SE
- CERCA.VERT
per eseguire calcoli e generare gli output desiderati.
Passaggio 8: applica la formattazione e la formattazione condizionale
Formatta i tuoi dati in modo appropriato per migliorarne la leggibilità. Utilizza la formattazione condizionale per evidenziare condizioni o modelli specifici all'interno dei tuoi dati.
Passaggio 9: crea visualizzazioni
Passaggio 10: utilizzare le macro
Se il tuo flusso di lavoro richiede attività ripetitive, prendi in considerazione l'utilizzo di macro per automatizzarle. Le macro possono essere registrate o scritte utilizzando VBA (Visual Basic for Applications) per eseguire azioni ed eseguire attività specifiche con il semplice clic di un pulsante.
Passaggio 11: implementare la convalida dei dati
Applicare regole di convalida dei dati per garantire l'integrità dei dati. Utilizzare tecniche di convalida per limitare l'immissione dei dati a intervalli, formati o elenchi specifici.
Passaggio 12: aggiungi collegamenti ipertestuali e navigazione
Se il flusso di lavoro prevede il passaggio da una parte all'altra della cartella di lavoro, creare collegamenti ipertestuali o pulsanti di navigazione per facilitare la navigazione.
Passaggio 13: testare e ripetere
Una volta impostato il flusso di lavoro, testalo attentamente per assicurarti che funzioni come previsto. Identificare eventuali problemi o aree di miglioramento e apportare le modifiche necessarie per ottimizzare il flusso di lavoro.
Passaggio 14: documentare il flusso di lavoro
Crea una documentazione chiara che descriva il flusso di lavoro, il suo scopo e i passaggi coinvolti. Includere istruzioni su come utilizzare e gestire il flusso di lavoro per garantire la coerenza.
Passaggio 15: formazione degli utenti (se applicabile)
Se altri utilizzeranno il flusso di lavoro, fornire formazione per garantire che comprendano come utilizzare e seguire il flusso di lavoro in modo efficace. Assicurati che sappiano che è più di un semplice foglio di calcolo.
Ricorda, i flussi di lavoro in Excel possono variare da semplici a complessi. Inizia con un processo semplice e aggiungi gradualmente la complessità man mano che acquisisci familiarità con le caratteristiche e le capacità di Excel. Ce ne sono anche alcuni modelli che puoi controllare !
Casi d'uso del flusso di lavoro Excel
Excel è uno strumento versatile che può essere applicato a vari casi d'uso del flusso di lavoro in diversi settori e funzioni. Ecco cinque casi d'uso comuni in cui i flussi di lavoro di Excel possono migliorare significativamente l'efficienza e semplificare i processi:
Inserimento e analisi dei dati
Excel è ampiamente utilizzato per attività di immissione e analisi dei dati creando moduli di immissione dati strutturati, applicando la convalida dei dati e utilizzando formule e funzioni. Puoi automatizzare i calcoli, eseguire analisi dei dati e generare report.
Gestione del progetto
Excel è uno strumento prezioso per la gestione dei progetti, che consente di pianificare, monitorare i progressi e gestire i dati relativi al progetto. Puoi creare diagrammi di Gantt, elenchi di attività e sequenze temporali per visualizzare le pianificazioni dei progetti.
Ha una formattazione condizionale che può essere utilizzata per evidenziare traguardi, scadenze e percorsi critici. Integrando i dati del progetto con formule e funzioni, puoi automatizzare i calcoli, monitorare l'allocazione delle risorse e tenere traccia delle spese del progetto.
Budgeting e pianificazione finanziaria
Excel è comunemente utilizzato per i flussi di lavoro di definizione del budget e di pianificazione finanziaria. Puoi creare modelli di budget completi, tenere traccia delle spese, prevedere i ricavi e calcolare gli indici finanziari.
Le sue funzioni integrate, come SOMMA, MEDIA e SE, consentono di eseguire calcoli e analizzare dati finanziari. Collegando i fogli di lavoro e utilizzando la convalida dei dati di Excel, puoi garantire una pianificazione finanziaria accurata e coerente.
Gestione delle scorte
Per i flussi di lavoro di gestione dell'inventario, puoi tenere traccia e gestire i livelli di inventario, i movimenti delle scorte e i punti di riordino. La funzione di formattazione condizionale può evidenziare bassi livelli di scorte o date di riordino imminenti. Utilizzando formule e funzioni, è possibile automatizzare i calcoli dell'inventario, ad esempio la quantità di riordino e la valutazione totale dell'inventario.
Risorse umane
Excel è utile per i flussi di lavoro delle risorse umane (HR), tra cui la gestione dei dati dei dipendenti, il monitoraggio delle presenze, l'onboarding dei dipendenti e le valutazioni delle prestazioni. Può essere utilizzato per creare database dei dipendenti, registrare dettagli personali, tenere traccia delle ferie e calcolare le buste paga.
Utilizzando formule e funzioni, puoi automatizzare i calcoli delle presenze, generare report ed eseguire analisi delle risorse umane. La formattazione condizionale può essere utilizzata per identificare le valutazioni scadute o i requisiti di formazione.
Funzionalità del flusso di lavoro Excel
Ecco un'analisi di alcune delle funzionalità di Excel che abbiamo già visto nei casi d'uso, insieme ad altre davvero utili:
Inserimento e validazione dei dati
Excel fornisce un'interfaccia intuitiva per l'immissione dei dati. Puoi progettare moduli di immissione dati personalizzati utilizzando le funzionalità di Excel come convalida dei dati, elenchi a discesa e restrizioni di input. Ciò garantisce che i dati immessi nella cartella di lavoro seguano regole specifiche o siano conformi a criteri predefiniti.
Calcoli e formule
Puoi utilizzare le formule per eseguire operazioni aritmetiche di base, aggregare dati, eseguire calcoli condizionali e altro ancora. Questi calcoli possono essere incorporati nel flusso di lavoro per generare output e semplificare i processi.
Formattazione condizionale
La formattazione condizionale ti consente di evidenziare condizioni o modelli specifici all'interno dei tuoi dati. Impostando le regole, puoi formattare automaticamente le celle in base ai criteri definiti.
Ciò può essere utile per identificare visivamente dati importanti, errori o tendenze, semplificando l'analisi e l'interpretazione delle informazioni.
Analisi dei dati
Esistono vari strumenti di analisi dei dati, come tabelle pivot, Power Query e Power Pivot, che consentono di analizzare e trasformare set di dati di grandi dimensioni in modo efficiente. Questi strumenti possono aiutarti a filtrare, ordinare, raggruppare e riepilogare i dati per estrarre informazioni significative.
Logica condizionale e automazione
Le funzioni e le caratteristiche della logica condizionale, come le istruzioni IF, le funzioni annidate e le macro, consentono di automatizzare i processi e creare flussi di lavoro decisionali.
Impostando la logica condizionale, puoi indicare a Excel di eseguire azioni diverse in base a condizioni specifiche. Le macro, create utilizzando VBA, consentono di automatizzare attività ripetitive ed eseguire una serie di azioni con un solo clic.
Perché Excel non è il posto migliore per creare flussi di lavoro
Sebbene Excel possa essere uno strumento utile per determinati flussi di lavoro, esistono limitazioni che potrebbero renderlo meno adatto a flussi di lavoro complessi o scalabili. Ecco alcuni motivi per cui Excel potrebbe non essere la scelta migliore per i flussi di lavoro in determinati scenari:
Scalabilità limitata
La scalabilità di Excel è limitata dalle dimensioni e dalla complessità dei dati e dal numero di utenti che accedono alla cartella di lavoro.
Set di dati di grandi dimensioni o flussi di lavoro che comportano calcoli estesi possono causare problemi di prestazioni e rallentare l'applicazione. Man mano che il flusso di lavoro diventa più complesso e il numero di utenti aumenta, Excel potrebbe diventare meno efficiente e più soggetto a errori.
Mancanza di collaborazione in tempo reale
Sebbene Excel offra funzionalità di collaborazione, come cartelle di lavoro condivise e traccia delle modifiche, non è progettato per la collaborazione in tempo reale. Più utenti non possono lavorare contemporaneamente sulla stessa cartella di lavoro di Excel e gli aggiornamenti apportati da un utente potrebbero non essere immediatamente visibili agli altri.
Automazione del flusso di lavoro limitata
Excel fornisce funzionalità di automazione di base tramite formule, funzioni e macro. Tuttavia, la creazione di flussi di lavoro automatizzati complessi e sofisticati può richiedere strumenti o linguaggi di programmazione più avanzati.
Le capacità di automazione di Excel potrebbero non essere sufficienti per flussi di lavoro che implicano logiche condizionali complesse, integrazione con sistemi esterni o manipolazione complessa di dati.
Integrità dei dati e rischi per la sicurezza
I file Excel possono essere soggetti a problemi di integrità dei dati, soprattutto quando più utenti lavorano contemporaneamente sulla stessa cartella di lavoro.
La modifica simultanea, i riferimenti errati alle formule o la cancellazione accidentale dei dati possono causare incoerenze ed errori nei dati. Inoltre, i file potrebbero non disporre di robuste funzionalità di sicurezza, rendendoli vulnerabili ad accessi non autorizzati o violazioni dei dati.
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Alternative ai flussi di lavoro Excel
Se i flussi di lavoro di Excel funzionano bene per te, bene! Non sono qui per rovinare la tua parata. Fai tutto ciò che è meglio per te e la tua squadra. Andare avanti!
Tuttavia, se hai provato i flussi di lavoro Excel e non sono adatti a te, considera questa alternativa: il software di gestione del flusso di lavoro.
Ne ho parlato un po' nella prima sezione quando abbiamo definito i flussi di lavoro, ma vale la pena esaminarlo un po' più da vicino. Excel non è stato progettato per la gestione del flusso di lavoro. Sebbene abbia la capacità di farlo, configurarlo e mantenerlo può diventare davvero complicato molto rapidamente.
Il software di gestione del flusso di lavoro è progettato per rendere i flussi di lavoro di automazione degli edifici facili e veloci. Sono molto più intuitivi, sono dotati di molte delle stesse funzionalità di Excel ma con meno impostazioni manuali e consentono la collaborazione in tempo reale.
Process Street è un eccellente strumento per il flusso di lavoro che puoi utilizzare al posto di Excel e, se desideri vederlo in azione e sperimentare quanto sia diverso, prenota una demo gratuita! Un membro del team sarà lieto di mostrarti come funziona e come può migliorare i tuoi flussi di lavoro.
