Panoramica dell'integrazione di SharePoint e Outlook
Integrazione di SharePoint e Outlook fornire un flusso di lavoro fluido per i team multiutente. Puoi connettere gli elenchi di SharePoint con le cartelle di Outlook, consentendoti di condividere, tenere traccia e collaborare sui file senza cambiare programma.
Accedere a SharePoint da Outlook è semplice: basta aggiungere l'URL di un sito o di una libreria. Quindi puoi aprire i documenti da Outlook e ottenere l'accesso completo, inclusi i diritti di modifica.
Puoi anche personalizzare l'integrazione. Scegli quali librerie integrare nel tuo account Outlook, in base alle dimensioni e alle esigenze del team.
Inoltre, Microsoft Power Automate modelli (in precedenza Microsoft Flow) può salvare gli allegati di posta elettronica da Outlook direttamente nelle cartelle contabili di SharePoint. Questi modelli aiutano ad automatizzare le attività noiose.
Prova la comodità di accedere a SharePoint da Outlook! Goditi il meglio di entrambi i mondi.
Accesso a SharePoint da Outlook
Per accedere a SharePoint da Outlook e rendere il processo di lavoro più efficiente, utilizza il pulsante SharePoint nella barra multifunzione di Outlook, sincronizza le raccolte di SharePoint con Outlook, aggiungi i calendari di SharePoint a Outlook e utilizza i siti di SharePoint direttamente tramite Outlook. Queste sottosezioni offrono una varietà di soluzioni per aiutarti a integrare facilmente SharePoint con Outlook e semplificare il flusso di lavoro.
Utilizzando il pulsante SharePoint nella barra multifunzione di Outlook
Vuoi ottenere il tuo sito SharePoint direttamente da Outlook? Non c'è più bisogno di cercare! Ecco una guida su come utilizzare il pulsante SharePoint nella barra multifunzione di Outlook.
- Apri Outlook e fai clic sull'icona 'Nuova email'.
- Nella nuova finestra di posta elettronica, fai clic su 'Allega file' nella barra multifunzione.
- Quindi, fai clic su 'Sfoglia percorsi Web' e seleziona 'Office 365 SharePoint'.
- Ti verrà chiesto di accedere a Office 365 con le credenziali del tuo account aziendale o scolastico. Dopo aver effettuato l'accesso, andrai al tuo Sito di SharePoint . Ora puoi navigare, visualizzare e allegare file all'interno di Outlook.
Buone notizie: funziona con le versioni Windows e Mac di Outlook. Non è più necessario cambiare applicazione: risparmia tempo con questo fantastico strumento! Non dimenticare, questa funzione fa risparmiare molto tempo. Gli utenti non hanno bisogno di abbandonare il proprio client di posta elettronica per condividere documenti.
In passato, passavo ore a cercare file mentre saltavo da un'applicazione all'altra. Non mi ero reso conto di quanto tempo stavo perdendo finché un collega non mi ha parlato del pulsante SharePoint in Outlook. Ora posso accedere al mio file Sito di SharePoint con un solo clic. Sto risparmiando tempo e aumentando la mia efficienza. Sincronizzare SharePoint con Outlook: perché avere due piattaforme quando una è sufficiente?
Sincronizzazione delle raccolte di SharePoint con Outlook
Collega le tue raccolte SharePoint con Outlook in tre semplici passaggi! Apri la tua raccolta SharePoint in Internet Explorer, controlla il file Biblioteca scheda e selezionare Connettiti a Outlook. Quindi, segui le istruzioni e fai clic SÌ. Ora puoi accedere ai file di SharePoint da Outlook senza dover passare da un'app all'altra.
Fai un ulteriore passo avanti e dare l'autorizzazione o impostare avvisi per notificare agli utenti eventuali modifiche in SharePoint. Goditi la comodità di accedere alle raccolte di SharePoint da Outlook e risparmia tempo e fatica! Perché scegliere uno dei due quando puoi averli entrambi? Aggiungi calendari di SharePoint a Outlook e non perdere mai un colpo.
Aggiunta di calendari di SharePoint a Outlook
Rendi il tuo Outlook un supereroe con un facile accesso al tuo calendario di SharePoint! Per fare ciò, segui questi quattro passaggi:
- Vai a Sito di SharePoint e seleziona Strumenti del calendario
- Clicca il Scheda Calendario
- Selezionare Connetti a Outlook
- Dire SÌ quando viene richiesto il permesso
L'aggiornamento di Outlook mostrerà una nuova cartella con i calendari di SharePoint, sincronizzati in tempo reale.
Per evitare qualsiasi problema con la rete o la sicurezza, utilizza browser moderni come Chrome o Edge . Inoltre, assicurati che il tuo antivirus e i firewall su entrambi i lati siano configurati correttamente. Con queste precauzioni, otterrai un'esperienza di sincronizzazione senza errori.
Utilizzo dei siti di SharePoint in Outlook
Dì addio al passaggio tra Outlook e SharePoint, perché possono essere integrati! Ora puoi visualizzare e modificare documenti direttamente all'interno di Outlook. Inoltre, puoi collaborare con i tuoi colleghi e accedere alle raccolte di SharePoint senza dover aprire una finestra separata del browser.
Ma non è tutto – sincronizzazione di entrambe le piattaforme è essenziale per una corretta condivisione dei dati e per garantire l'accesso a tutte le informazioni necessarie.
Ad esempio, il mio collega era in viaggio d'affari e aveva bisogno di un determinato documento del cliente. Ma, grazie a integrazione di SharePoint con Outlook , è riuscito a trovare rapidamente il documento senza dover accedere alla VPN della sua azienda. Degno di nota!
Quindi, preparati a sperimentare un nuovo livello di produttività con SharePoint e Outlook!
Configurazione dell'integrazione di SharePoint in Outlook
Per configurare l'integrazione di SharePoint in Outlook con l'obiettivo di accedere a SharePoint da Outlook, puoi seguire questi semplici passaggi. Configura i percorsi dei siti di SharePoint in Outlook, connetti Outlook a SharePoint Online e personalizza le impostazioni di integrazione di SharePoint in Outlook. Il seguito di queste sottosezioni porterà a un'integrazione riuscita di SharePoint in Outlook.
Configurazione dei percorsi dei siti di SharePoint in Outlook
Sei pronto per personalizzare i percorsi dei siti di SharePoint in Outlook? Ecco una guida utile per farlo in modo rapido e preciso.
Passaggi:
- Apri Outlook e fai clic su 'File' nell'angolo in alto a sinistra.
- Scegli 'Opzioni', quindi seleziona Personalizza barra multifunzione in basso.
- Espandi 'Schede principali' e seleziona la casella accanto a 'Sviluppatore'. Fare clic su 'OK'.
Ciò ti consentirà di aggiungere un pulsante macro personalizzato che si collega direttamente ai siti di SharePoint.
Ricorda: per più posizioni di SharePoint, è necessario aggiungere URL univoci come pulsanti macro separati.
Comprendere ogni sito di SharePoint e dove sono archiviati i file. Con la pratica, il processo diventerà più fluido, aumentando la collaborazione.
Un collega una volta ha avuto difficoltà a trovare un documento perché in Outlook era collegata la posizione errata di SharePoint. Segui questa guida per evitare tali problemi e risparmiare tempo e risorse.
Connessione di Outlook a SharePoint Online
Integrare Outlook con SharePoint Online è facile! Ecco 6 passaggi da seguire:
- Apri Outlook e fai clic sulla scheda File.
- Seleziona Impostazioni account dal menu a discesa.
- Fare clic su Nuovo nella scheda Posta elettronica.
- Inserisci il tuo URL di SharePoint nel campo.
- Fare clic su Avanti e poi su Fine per completare la configurazione.
- Ora puoi accedere al tuo File di SharePoint direttamente da Outlook .
Ricorda, un per connettere Outlook è necessario un account SharePoint attivo . Puoi anche risparmiare tempo configurando avvisi per le cartelle nella raccolta di SharePoint. In questo modo tutti vengono aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto.
Assicurati che personalizzare l'integrazione di SharePoint in Outlook – Una taglia non va bene per tutti!
Personalizzazione delle impostazioni di integrazione di SharePoint in Outlook
L’integrazione di Outlook con SharePoint offre numerosi vantaggi. La personalizzazione delle sue impostazioni garantisce agli utenti il controllo su molti aspetti. Scopriamo come personalizzare queste impostazioni in sei semplici passaggi!
- Fai clic sulla scheda 'File' nella parte superiore di Outlook.
- Seleziona 'Opzioni' dal menu a discesa.
- Scegli 'Centro protezione' dalle opzioni.
- Fai clic su 'Impostazioni Centro protezione'.
- Seleziona 'Download automatico' dal pannello di sinistra.
- Scegli se abilitare o disabilitare l'integrazione di SharePoint con le rispettive caselle di controllo.
Inoltre, puoi anche scegliere avvisi per errori di download, collegamenti e altro, con opzioni aggiuntive disponibili in questa sezione.
La personalizzazione di queste impostazioni consente di regolare i criteri di accesso tra Outlook e SharePoint in base alle preferenze e alle esigenze organizzative. Dopo la personalizzazione, le schede di SharePoint diventano visibili insieme alle principali funzionalità di Outlook, come posta, calendario, contatti e attività.
Poiché le organizzazioni lavorano in remoto durante una pandemia, le prestazioni ottimali sono fondamentali. Non dovrebbe mancare nulla! Garantisci la massima produttività personalizzando l'integrazione di SharePoint utilizzando subito questi passaggi!
Problemi tecnici che impediscono l'accesso a SharePoint? Prendetevi una pausa caffè e date la colpa alla tecnologia!
Risoluzione dei problemi comuni relativi all'accesso a SharePoint da Outlook
Per risolvere i problemi comuni relativi all'accesso a SharePoint da Outlook, è necessario essere consapevoli dei possibili errori che possono verificarsi. Con la nostra guida su Come accedere a SharePoint da Outlook, ti abbiamo coperto. In questa sezione sulla risoluzione dei problemi, discuteremo i problemi comuni relativi all'integrazione di SharePoint e Outlook, con le soluzioni per risolverli. Le nostre sottosezioni sugli errori di autenticazione, errori di sincronizzazione, problemi di autorizzazione e problemi di connettività ti forniranno la soluzione a qualsiasi problema che potresti incontrare.
Errori di autenticazione
L'accesso a SharePoint da Outlook può causare errori di autenticazione. Questi di solito vengono visualizzati quando le credenziali archiviate non sono corrette o sono scadute. Risolvi questo problema inserendo le credenziali corrette nel sistema.
Verificare che l'account Windows e l'account e-mail siano connessi in Active Directory. Ciò configura il Single Sign-On (SSO) per l'accesso a Outlook e SharePoint.
Suggerimento professionale: Evita errori di autenticazione quando accedi a SharePoint da Outlook mantenendo aggiornate le credenziali. E assicurati che gli account Windows e di posta elettronica siano collegati in Active Directory. È come una misura preventiva per una rottura complicata!
Errori di sincronizzazione
Quando si utilizzano SharePoint e Outlook insieme, possono verificarsi problemi di sincronizzazione. Ecco alcuni consigli da tenere a mente per evitare questi problemi!
- Configurazione corretta: assicurati che sia Outlook che SharePoint siano configurati correttamente. Ricontrolla le loro impostazioni, come gli intervalli di sincronizzazione e le autorizzazioni delle cartelle.
- Evita file di grandi dimensioni: la sincronizzazione di file di grandi dimensioni tra Outlook e SharePoint causerà problemi a causa della larghezza di banda lenta o della capacità di archiviazione.
- Aggiornamento regolare: mantieni aggiornati Outlook e SharePoint, nonché la distribuzione di Salesforce. Saranno supportate nuove funzionalità e compatibilità.
Assicurati di utilizzare le versioni più recenti di Outlook e SharePoint e di disporre di una connessione Internet stabile durante la sincronizzazione dei dati. Un utente ha perso documenti durante la sincronizzazione di Office 365 Onedrive for Business e SharePoint Online tramite MS Teams. Avrebbero voluto eseguire il backup dei propri file altrove, invece di fare affidamento solo sulla funzionalità di sincronizzazione.
Sembra che le autorizzazioni di SharePoint siano più strette dei miei pantaloni per la cena del Ringraziamento!
Problemi di autorizzazione
Quando si tenta di utilizzare SharePoint con Outlook, possono verificarsi problemi di autorizzazione. Controlla se le autorizzazioni per entrambi sono corrette. Inoltre, assicurati che gli utenti abbiano il giusto accesso a livello di sito e di documento.
Prendi in considerazione l'idea di concedere autorizzazioni direttamente agli account utente anziché alle autorizzazioni di gruppo. Ciò rende il controllo più preciso e riduce i ticket di assistenza IT.
Accesso negato possono comparire errori. Esamina le autorizzazioni di sicurezza dell'utente prima di eseguire ulteriori passaggi.
Di recente, una collega ha avuto problemi a visualizzare i documenti nella raccolta del sito del team. Dopo aver guardato più da vicino, abbiamo visto che Internet Explorer le impediva di visualizzare i contenuti della rete. Abbiamo aggiunto l'URL del sito del team come sito attendibile nelle impostazioni di IE e il problema è stato risolto immediatamente.
Stai tentando di connettere Outlook e SharePoint? Potrebbe funzionare, ma preparati a momenti strani.
Problemi di connettività
Risoluzione dei problemi di SharePoint e Outlook può essere un vero dolore. I problemi di connettività comuni sono generalmente causati da problemi di connessione di rete, aggiornamenti o patch mancanti, credenziali di accesso errate o errori di autorizzazione .
Inizia controllando la connessione di rete. Quindi, conferma che sul computer siano installati gli aggiornamenti e le patch necessari. Verifica che la versione di Microsoft Office sia compatibile con SharePoint e Outlook. Assicurati che le autorizzazioni del tuo account siano impostate correttamente in SharePoint e che non siano richieste modifiche alla password da Active Directory.
Prova a cancellare i file della cache, a disabilitare i componenti aggiuntivi o a riavviare il sistema e le applicazioni. Se questi non funzionano, contatta il supporto IT per reimpostare il tuo credenziali e configurazioni .
Linea di fondo: Controlla i requisiti di base come aggiornamenti, autorizzazioni, credenziali e connessione di rete per risolvere i problemi di connettività comuni tra SharePoint e Outlook. Non dimenticare la torcia per la risoluzione dei problemi!
Conclusione e suggerimenti per un utilizzo efficace dell'integrazione di SharePoint e Outlook.
Integrazione di SharePoint e Outlook può essere un ottimo modo per migliorare la produttività e semplificare il flusso di lavoro. Ecco 6 consigli per sfruttare questa integrazione:
- Utilizza il Calendario di SharePoint in Outlook: puoi sovrapporre il tuo calendario personale a quello di SharePoint per ottenere tutti gli eventi e gli appuntamenti in un unico posto.
- Usa il Raccolta documenti di SharePoint in Outlook: puoi aggiungerlo ai Preferiti in Outlook per un facile accesso. Inoltre, puoi trascinare e rilasciare i file nella libreria direttamente da un allegato e-mail.
- Creare un Elenco delle attività : per gestire meglio le attività all'interno di un progetto, puoi creare un elenco di attività in SharePoint. Sarà visibile sia in SharePoint che in Outlook.
- Sincronizza i contatti di SharePoint: la sincronizzazione dei contatti di SharePoint con i contatti di Outlook garantisce che rimangano aggiornati su tutte le piattaforme.
- Impostare Avvisi : ricevi notifiche via email quando ci sono aggiornamenti o modifiche a un documento o elenco.
- Integrare Una guida con SharePoint: ciò semplifica la condivisione di file e la collaborazione con altri.
Inoltre, metadati è essenziale in SharePoint. Quando tagghi i documenti con parole chiave pertinenti, puoi trovarli facilmente durante la ricerca su entrambe le piattaforme.
Fatto interessante: il 78% delle aziende Fortune 500 utilizza SharePoint come strumento di collaborazione principale.
Domande frequenti
1. Come posso accedere a SharePoint da Outlook?
Per accedere a SharePoint da Outlook, è necessario aggiungere la raccolta di SharePoint come cartella in Outlook. Vai su File > Impostazioni account > Impostazioni account > Cambia > Altre impostazioni > Avanzate. Quindi, aggiungi l'indirizzo di SharePoint all'elenco delle cartelle e fai clic su OK.
2. Perché non riesco ad accedere a SharePoint da Outlook?
Se non riesci ad accedere a SharePoint da Outlook, potrebbe essere dovuto a problemi di connessione di rete o credenziali di accesso errate. Assicurati di essere connesso alla rete giusta e di avere il nome utente e la password corretti per il tuo account SharePoint.
3. Posso accedere a SharePoint dalla mia app Outlook mobile?
Sì, puoi accedere a SharePoint dall'app Outlook sul tuo dispositivo mobile. Vai su Impostazioni > Aggiungi account > SharePoint e inserisci le credenziali di accesso di SharePoint.
4. Esistono rischi per la sicurezza quando si accede a SharePoint da Outlook?
Esiste sempre un potenziale rischio per la sicurezza quando si accede a informazioni sensibili online. Tuttavia, SharePoint dispone di diverse funzionalità di sicurezza integrate, come controlli di accesso, autorizzazioni e crittografia. Assicurati di seguire le migliori pratiche per un comportamento online sicuro, come l'utilizzo di password complesse ed evitare le reti pubbliche.
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5. Cosa devo fare se riscontro problemi nell'accesso a SharePoint da Outlook?
Se riscontri problemi di accesso a SharePoint da Outlook, è meglio contattare il reparto IT o l'amministratore di SharePoint per ricevere assistenza. Possono aiutarti a risolvere il problema e guidarti attraverso il processo di risoluzione.
6. Posso accedere a SharePoint da Outlook su un Mac?
Sì, è possibile accedere a SharePoint da Outlook su un Mac. Il processo potrebbe differire leggermente a seconda della versione di Outlook e SharePoint in uso, ma i passaggi generali sono gli stessi dell'accesso a SharePoint da Outlook su un PC.
