Oltre 50 modelli SOP semplici e gratuiti (esempi di SOP per registrare procedure standard)

Utilizza Process Street per gestire facilmente i tuoi modelli SOP

Il nostro modello SOP gratuito per scrivere rapidamente e facilmente nuove procedure standardizzate

Desideri un modello per realizzare le tue procedure individuali e un modello per creare il tuo manuale delle procedure.

Il primo è più importante del secondo. Ecco perché lo abbiamo messo all’inizio dell’articolo:

Come puoi vedere, il modello mostra come iniziare a creare una nuova procedura da zero.

Il collegamento a quel modello è qui:

Struttura del modello di procedura operativa standard (SOP).

E quel modello può quindi guidarti nella creazione delle prime procedure operative standard. È pieno di risorse extra ed esempi di migliori pratiche nel caso in cui ne avessi bisogno.

Puoi aggiungere quel modello al tuo account gratuitamente, modificarlo e quindi eseguirlo come elenco di controllo all'interno di Process Street o esportarlo come PDF quando hai finito. Facile.

Più avanti nell'articolo vedrai anche alcuni manuali di procedure di esempio che abbiamo creato. Ma ecco alcuni collegamenti rapidi nel caso in cui non desideri scorrere:

• Struttura mini-manuale
• Esempio di mini-manuale completato

Come scrivere procedure operative standard in 16 semplici passaggi

Per aiutarti a utilizzare i tuoi modelli una volta scaricati, ti forniremo questi 16 passaggi per scrivere procedure operative standard efficaci .

Puoi utilizzarli nel quadro di un quadro SOP tradizionale, aderendo agli standard ISO 9001, oppure puoi utilizzarli per creare i processi più adatti alle tue esigenze particolari in questo momento del percorso della tua azienda.

Scrivere procedure operative standard non deve essere un compito estenuante. Se segui le nostre linee guida sulla collaborazione, potrebbe anche essere piuttosto divertente! (Divertimento non garantito)

1. Comprendi come presenterai le tue SOP . Questo passaggio riguarda la scelta del modello in base alle esigenze del processo. In alcuni settori avrai dei requisiti a cui dovrai aderire. Il layout delle tue SOP sarà influenzato dal tipo di informazioni che devi visualizzare. Scopri quali standard internazionali si applicano alle tue operazioni commerciali.
2. Riunisci le parti interessate rilevanti . Per mappare correttamente i processi in uso all'interno dell'azienda, è necessario che siano presenti i membri rilevanti dell'azienda. Queste procedure operative standard devono riflettere la realtà in modo da poter essere adattate e ottimizzate per migliorarla.
3. Elabora il tuo scopo . Stai documentando le tue procedure operative standard per aderire agli standard di settore? Oppure sei sicuro che le tue operazioni siano già conformi e devi solo documentarle? Lo stai facendo per una spinta generale all'ottimizzazione del processo? Conoscere le risposte a domande come queste ti aiuterà a stabilire le priorità del tuo approccio.
4. Determina la struttura della tua SOP . Esistono diverse forme che un documento SOP può assumere. Prima di iniziarne uno, capire se si tratta di un manuale, di un mini-manuale o di un documento procedurale. Più grande è la tua azienda, più è probabile che creerai un manuale incredibilmente approfondito.
5. Preparare l'ambito della procedura . Se stai mappando una sola procedura all’interno del documento su cui stai lavorando allora devi capire esattamente dove inizia e dove finisce la procedura. È importante definire chiaramente il campo di applicazione al fine di ridurre la sovrapposizione con altri documenti procedurali. Non farlo porterebbe a inefficienze.
6. Usa uno stile coerente . Questo è più un consiglio di scrittura, ma è necessario pensare allo scopo del documento per capire come dovrebbe essere scritto. Se si tratta di un documento utilizzato esclusivamente per dimostrare al settore che sono state documentate le SOP, allora forse il linguaggio sarà tecnico e banale. Tuttavia, se i lavoratori utilizzeranno questo documento come punto di riferimento, sarà necessario rendere il linguaggio chiaro e utilizzabile.
7. ✍️ Utilizza la notazione corretta, se applicabile . Potrebbero esserci forme standardizzate di processi di trasporto all'interno della tua azienda, ma in caso contrario potresti iniziare a implementarle. Il modello e la notazione dei processi aziendali ( BPMN ) fornisce un modo universale per spiegare i processi in uno stile visivo conciso.
8. Esegui tutte le fasi necessarie del processo . Valutare il processo dall'inizio alla fine e annotare ogni attività richiesta lungo il percorso per completare il processo. Questo può essere fatto sotto forma di un elenco puntato con carta e penna o un'app per prendere appunti.
9. ⚠️ Prova a valutare potenziali problemi nel processo. Se stai cercando di migliorare il tuo processo mentre lavori sulla documentazione, ora è una buona opportunità per farlo. Valuta i passaggi fondamentali che hai registrato e chiedi se è possibile aggiungere o rimuovere qualcos'altro. Se qualcosa dovesse andare storto nel processo, dove accadrebbe? Dove si verifica attualmente nella vita reale?
10. Determinare i parametri in base ai quali giudicare le SOP . Questa è una grande opportunità per rendere attuabili le vostre procedure operative standard e per trovare un modo per valutarne l'impatto positivo. Le metriche che sceglierai di utilizzare dipenderanno dal processo che stai documentando. Le metriche chiave possono essere correlate alle prestazioni o alla velocità o a una formula che utilizza entrambe le variabili.
11. Testare il processo . Per assicurarti che le procedure operative standard che hai documentato siano le più efficaci, testa il processo con i dipendenti che svolgono tali attività quotidianamente. Assicurati che siano in grado di fornire feedback sulle procedure presentate in modo da poter apportare modifiche al processo, alle procedure o semplicemente allo stile del documento prima dell'invio.
12. ✉️ Invia il processo ai superiori . Invia il tuo processo per la revisione da parte del tuo manager di riferimento. In alternativa, se non hai un manager di riferimento, trova un collega di cui apprezzi il feedback e inviagli il documento SOP prima di dichiararlo completo.
13. Chiarire il metodo per ottimizzare il processo . Un documento di procedura operativa standard dovrebbe tenere traccia delle proprie revisioni nel tempo. Tuttavia, è utile disporre di un sistema generale per governare queste revisioni e come e quando si verificano. La creazione di un processo per l'ottimizzazione dei processi è un mezzo efficace per fornire questo cambiamento iterativo.
14. ‍♀️ Esegui una valutazione del rischio sul processo. Un processo coinvolge persone, dati o qualcosa che può essere danneggiato, danneggiato o perso. Assicurati di eseguire una valutazione del rischio sui tuoi processi per assicurarti di non aumentare l'esposizione al rischio della tua azienda.
15. Prendi in considerazione la creazione di un diagramma di flusso . Un aiuto visivo per aiutare altre persone a comprendere la panoramica del processo si rivelerà utile sia per le persone che valutano che per coloro che seguono il processo presentato nelle procedure operative standard. Includerne uno aumenta il livello di facilità d'uso del documento.
16. ✅ Finalizzare e implementare le SOP . Una volta che tutti i partecipanti e le parti interessate hanno approvato il documento e le persone hanno acconsentito al suo utilizzo, implementare il documento di procedura operativa standard per il processo necessario e archiviare il documento in modo appropriato.

Utilizzo di Process Street per le tue SOP

Esistono modi in cui è possibile utilizzare in modo efficace un modello Process Street per documentare le procedure operative standard. Il vantaggio principale nell'utilizzare Process Street per questo è questo ogni processo può essere eseguito come una lista di controllo dal personale membri seguendo le procedure.

Trovare un modo per bilanciare il layout standardizzato dei documenti delle procedure operative standard e le proprietà utilizzabili regolarmente di Process Street ti consentirà di risparmiare molto tempo nella documentazione dei processi man mano che la tua azienda avanza.

Il modo più semplice per iniziare a lavorare verso procedure operative standard con Process Street è semplicemente iniziare a documentare i processi.

Non tutti i processi documentati devono aderire ai dettami ISO . All'interno del sistema di Process Street un modello funge da procedura standard per un compito particolare. Quindi esegui la lista di controllo da quel modello quando intraprendi il processo senza che ciò influisca sulla documentazione originale. In sostanza, queste sono esattamente le procedure operative standard nel mondo reale.

Se i tuoi processi sono ben documentati, hai fatto un buon inizio. Se i tuoi processi sono attuabili, allora lo sono è molto più probabile che venga rispettato . A nessuno piace prendere un manuale SOP e sfogliarlo pagina dopo pagina per trovare qualcosa di utile.

Con Process Street, eviti questa barriera e aumenti le possibilità che qualcuno segua correttamente le procedure. In breve, eseguire le SOP attraverso Process Street aiuta a migliorare l'aderenza al processo.

Ecco un esempio di modello SOP di Process Street :

Questo modello è progettato per aderire agli standard del Mini-Manuale di Qualità ISO-9001:2015 .

Fai clic qui per accedere a questo modello in una nuova scheda!

Puoi anche trovare una versione completa di quel modello qui:

• Minimanuale operativo standard per una società di marketing

Essendo un modello, puoi modificarlo come preferisci e sostituire il testo che ti viene richiesto di sostituire. Le prime sezioni coprono le informazioni chiave relative al modello mentre segue la sezione delle procedure in cui è documentato il processo.

Se desideri utilizzare questo modello a livello quotidiano, puoi archiviare una copia principale in una cartella SOPs all'interno di Process Street e creare una copia del modello che potrebbe esistere in una cartella diversa per l'utilizzo da parte di un team. La tua squadra potrebbe allora eseguire il modello copiato come elenco di controllo ogni volta che vengono a svolgere il compito.

Questo sarebbe un modo per rendere il tuo modello utilizzabile all'interno della tua organizzazione una volta che le SOP sono state documentate.

Se desideri saperne di più sull'utilizzo di Process Street per eseguire un sistema di gestione della qualità standard ISO, consulta alcuni di questi collegamenti:

Modelli SOP di Process Street per ogni industria e settore

Fai clic sulle frecce del menu a discesa per accedere ai modelli SOP relativi a quel settore. Tieni presente che ci sono molti altri modelli accessibili dalla nostra libreria di modelli di liste di controllo!

⬇️ Fai clic qui per vedere i modelli SOP di marketing già pronti di Process Street

Onboarding del cliente per un'agenzia di marketing (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello di onboarding del cliente per un'agenzia di marketing in una nuova scheda!

Test AB (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello di test AB in una nuova scheda!

Creazione di una newsletter (modello SOP)

Clicca qui per aprire la creazione di un modello di newsletter in una nuova scheda!

⬇️ Clicca qui per vedere i modelli SOP IT già pronti di Process Street

Sicurezza del server di posta elettronica (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello di sicurezza del server di posta elettronica in una nuova scheda!

Best practice per il backup dei dati del cliente (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello delle migliori pratiche per il backup dei dati del cliente in una nuova scheda!

Modello di elenco di controllo per la gestione delle password aziendali (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello di elenco di controllo per la gestione delle password aziendali in una nuova scheda!

⬇️ Fai clic qui per vedere i modelli SOP per la vendita al dettaglio già pronti di Process Street

Elenco di controllo per l'onboarding dei dipendenti del commercio al dettaglio (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello di lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti al dettaglio in una nuova scheda!

Elenco prodotti e-commerce (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello di elenco dei prodotti e-commerce in una nuova scheda!

Lista di controllo per l'apertura giornaliera del negozio (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello di checklist di apertura della storia quotidiana in una nuova scheda!

⬇️ Clicca qui per vedere i modelli SOP per l'edilizia già pronti di Process Street

Modello di proposta di costruzione (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello di proposta di costruzione in una nuova scheda!

Rapporto sullo stato di avanzamento della costruzione (modello SOP)

Fai clic qui per aprire il modello di rapporto sullo stato di avanzamento della costruzione in una nuova scheda!

Modelli Microsoft Word gratuiti per creare le tue SOP

Il percorso tradizionale da intraprendere quando qualcuno vuole iniziare a documentare le proprie procedure operative standard è iniziare l'attività all'interno di un sistema di elaborazione testi e creare una serie di documenti più piccoli che alla fine possono unirsi per formare un manuale più grande.

Essenzialmente, è come scrivere un libro .

Il primo template che presenteremo è uno dei più utili. Spiegherò perché.

Un modello generico con note guida

Le procedure operative standard sono importanti in tutti i settori, ma particolarmente apprezzate nel settore sanitario. Sono in gioco delle vite umane e i processi stabiliti devono essere seguiti con molta attenzione.

Più che essere un semplice modello in cui inserire informazioni, questo documento contiene testo evidenziato in ogni sezione che spiega come affrontare ciascuna attività.

In questo senso, il documento agisce come sia un modello di scrittura che una guida alla scrittura ; guidare l'utente attraverso il documento in modo chiaro e conciso.

Altri modelli di procedure operative standard del NHS

Per completare i nostri modelli di procedure operative standard per scopi generali, torneremo al modelli progettati dall'Università di Oxford per l'uso all'interno del Servizio Sanitario Nazionale in Gran Bretagna.

Presenteremo una serie di modelli più di nicchia adatti a scopi specifici. Questi dovrebbero mostrarti come costruire SOP complesse fornendoti allo stesso tempo i modelli da utilizzare nella tua attività se hai queste esigenze.

Progettazione di banche dati Excel

Questo modello funziona come SOP di esempio su come farlo standardizzare la configurazione dei database all'interno di Microsoft Excel .

L'obiettivo specifico di questo modello è l'impostazione del database per scopi di ricerca medica, ma la struttura può essere adattata per soddisfare qualsiasi esigenza del database. Il vero dettaglio sta nelle procedure che puoi scrivere per soddisfare le tue esigenze specifiche.

Modelli SOP di valutazione del rischio per rivedere le vostre procedure

Si spera che a questo punto ti sentirai abbastanza a tuo agio con ciò che è richiesto dalle tue procedure operative standard e con come affrontarle.

Tuttavia, nessuna procedura operativa standard è completa finché non vengono completate le valutazioni dei rischi.

Come tale, abbiamo incluso 5 link qui da esplorare . Disponiamo di due modelli specificatamente studiati per la valutazione del rischio delle procedure operative standard, oltre a un documento di esempio per mostrarti come potrebbe apparire la versione finale. Abbiamo poi altre due valutazioni del rischio di carattere generale per quelli di voi che non aspirano ai livelli ISO e che eseguono un processo di documentazione più informale.

Modelli SOP premium

Se sul mercato trovi i modelli SOP più completi e di alta qualità (leggi costosi), non cercare oltre la raccolta Bizmanualz scritta da Chris Anderson, DBA, LSSBB.

Bizmanualz è una libreria premium di modelli SOP forniti in vari formati (incluso Word) con prodotti che vanno da un singolo modello di procedura a un intero manuale aziendale.

Dai manuali completi di CEO e CFO ai modelli di procedure specifiche per dipartimento come i manuali di procedura di contabilità, finanza e politica IT, Bizmanualz è la raccolta SOP più completa disponibile.

Siamo rimasti colpiti dall'esaustiva libreria Bizmanualz che vanta oltre 1.200 modelli SOP. I manuali delle procedure coprono i reparti principali di un'azienda e comprendono oltre 7.000 pagine di documentazione procedurale dettagliata, tutte disponibili per il download digitale immediato.

Ci piace anche che offrano un campione che puoi ottenere gratuitamente.

Scegli il modello SOP giusto e inizia

Per quanto possa intimidire iniziare a scrivere procedure operative standard per la prima volta, speriamo che questi modelli, spiegazioni ed esempi abbiano reso il compito da svolgere un po' più chiaro.

Una volta riconosciute le strutture condivise tra i diversi modelli, puoi iniziare a vedere quali sono gli elementi essenziali e quali sono le inclusioni facoltative.

Con questa conoscenza in mente, puoi guardare oltre il linguaggio inutilmente prolisso normalmente utilizzati nelle SOP per vedere che si tratta solo di documenti di processo molto approfonditi.

Quindi scegli un modello – o due – e iniziare a documentare la prima procedura .

Prima che tu te ne accorga, avrai tra le mani un intero manuale sui livelli ISO!

Hai scritto procedure operative standard in passato? Quali risorse consiglieresti a chi si avvicina per la prima volta? Fateci sapere nei commenti qui sotto!