Come creare un flusso di lavoro in SharePoint

Panoramica del flusso di lavoro di SharePoint

Il flusso di lavoro di SharePoint può semplificare i processi aziendali con l'automazione. Aiuta a tenere traccia delle procedure, gestire le risorse e trasferire la conoscenza. Sono disponibili flussi di lavoro predefiniti come processi di approvazione e gestione delle richieste. Ma la personalizzazione dei flussi di lavoro con Power Automate può aiutare le organizzazioni a ottenere ancora di più.

Per creare un flusso di lavoro in SharePoint:

1. Vai al sito a cui desideri aggiungere il flusso di lavoro.
2. Passare alla pagina delle impostazioni del sito.
3. Seleziona 'funzionalità del sito' dal menu 'azioni del sito'.
4. Fare clic su 'Crea un flusso di lavoro in SharePoint Designer'.

Progettazione di SharePoint consente di personalizzare visivamente gli aspetti di un flusso di lavoro. Tieni d'occhio le condizioni che avviano il flusso di lavoro e assegna le attività alle persone responsabili. Per ottenere il massimo dall'automazione, utilizza i modelli Power Automate per semplificare i processi.

Semplifica il flusso di lavoro con questi suggerimenti per la configurazione di SharePoint!

Impostazione di un flusso di lavoro in SharePoint

Per impostare un flusso di lavoro in SharePoint con obiettivi definiti e processi e partecipanti identificati, è necessario seguire i passaggi giusti. In questa sezione discuteremo brevemente le sottosezioni relative alla definizione degli obiettivi del flusso di lavoro, all'identificazione del processo e dei partecipanti, alla progettazione delle fasi e delle azioni del flusso di lavoro e alla creazione di modelli di flusso di lavoro. Questi passaggi forniranno una soluzione completa per la creazione di un flusso di lavoro in SharePoint.

Definizione degli obiettivi per il flusso di lavoro

Per garantire il successo in SharePoint , gli obiettivi devono essere chiaramente definiti. Gli obiettivi dovrebbero essere realistici e concentrarsi sulle esigenze dell’organizzazione. Coinvolgere fin dall'inizio gli utenti finali nella definizione dei KPI o di altre misure di successo. Inoltre, sicurezza e protezione deve essere preso in considerazione.

Suggerimento professionale: Garantire che tutte le parti interessate siano coinvolte nella definizione degli obiettivi per ottenere il consenso e mantenere tutti sulla buona strada. Ravviva il lavoro investigativo del flusso di lavoro SharePoint !

Identificazione del processo e dei partecipanti

Identifica il processo e i partecipanti per far funzionare senza problemi il tuo flusso di lavoro in SharePoint. Determina i passaggi richiesti e chi farà parte di ciascuna fase. Una buona comunicazione con tutti i soggetti coinvolti migliorerà il processo, ridurrà gli errori e creerà responsabilità.

Passaggi chiave per raggiungere questo obiettivo:

1. Assegnare ruoli e responsabilità.
2. Coinvolgere le parti interessate in modo che tutti conoscano i propri compiti e possano contribuire.
3. Stabilire un quadro per monitorare i traguardi raggiunti e misurare i progressi.

Esaminare regolarmente il flusso di lavoro. Convalidare il processo e cercare opportunità di miglioramento. Le revisioni dei supervisori mostrano trasparenza tra i dipendenti.

Per successo:

• Identificare il processo e i partecipanti
• Assegnare ruoli e responsabilità
• Tieni traccia dei traguardi e coinvolgere le parti interessate nella creazione e nella revisione dei processi

Ottieni la sequenza perfetta di azioni con una guida passo passo.

Progettazione di passaggi e azioni del flusso di lavoro

Quando si progetta un flusso di lavoro, definire l’obiettivo e determinare il risultato desiderato . Quindi identificare i singoli compiti e chi ne sarà responsabile. Descrivi le approvazioni, le revisioni e le notifiche in ogni passaggio. Costruisci e testa il flusso di lavoro .

Tieni presente che risorse, tempistiche e rischi tutti influenzano il design. Abbiamo aiutato un cliente con processi manuali inefficienti nel reparto contabilità creando flussi di lavoro su misura per le sue esigenze. Ciò ha consentito di risparmiare tempo e denaro, con una maggiore precisione in ogni fase, con un conseguente risparmio di migliaia di dollari all'anno! Quindi passiamo all'organizzazione: è il momento di diventare un mago del flusso di lavoro!

Creazione di modelli di flusso di lavoro

La creazione di modelli di flusso di lavoro è una cosa fondamentale per ogni amministratore di SharePoint. Automatizza i processi, risparmiando tempo e aumentando l'efficienza. Ecco cosa fare:

prospettiva in modalità oscura

1. Vai su Azioni sito> Impostazioni sito> Modelli sito.
2. Fare clic su Crea da modello di sito esistente e selezionare Processo del flusso di lavoro.
3. Inserisci dettagli come Nome, Descrizione e Nome del gruppo. Quindi fare clic su OK.
4. Personalizza il modello aggiungendo condizioni o azioni.
5. Pubblica il modello e utilizzalo su più siti.

Tieni presente che la creazione di un modello di flusso di lavoro richiede una conoscenza tecnica di SharePoint Designer o Visual Studio . Ma ci sono molte risorse online con guida passo passo.

SharePoint ha anche un'ottima funzionalità in cui gli utenti possono tenere traccia delle modifiche al documento . Quando una nuova versione di un file viene salvata in una libreria o in un elenco approvato, a Notifica di aggiornamento tramite posta elettronica del modello di flusso di lavoro viene inviato agli utenti selezionati.

Nel 2013 Microsoft ha reso ancora più semplice l’implementazione dei processi automatizzati con Flussi di lavoro riutilizzabili . Ciò rende la creazione di modelli di flusso di lavoro più scalabile e riduce le attività per gli amministratori.

Avviare un flusso di lavoro in SharePoint è come avviare attività automatizzate con una macchina ben oliata!

Avvio di un flusso di lavoro in SharePoint

Per avviare un flusso di lavoro in SharePoint con le sottosezioni di avvio, monitoraggio e monitoraggio dell'avanzamento e gestione di eccezioni ed errori, attenersi alla seguente procedura. Innanzitutto, avvia un flusso di lavoro utilizzando le opzioni del menu di SharePoint. Una volta avviato, tieni d'occhio i progressi utilizzando la funzione di monitoraggio e tracciamento. Infine, preparati a gestire eventuali eccezioni o errori che potrebbero verificarsi durante il processo.

Avvio di un flusso di lavoro

Avviare un flusso di lavoro in SharePoint è un modo semplice per automatizzare attività noiose! Ecco 5 semplici passaggi per iniziare:

1. Aprire il sito di SharePoint in cui avviare il flusso di lavoro
2. Vai all'elenco o alla libreria contenente i documenti su cui lavorare
3. Fai clic su 'Flusso di lavoro' dal menu multifunzione e quindi su 'Aggiungi un flusso di lavoro'
4. Scegli un modello, personalizzalo e configuralo in base alle tue esigenze
5. Rivedi le impostazioni e fai clic su 'Fine' quando hai finito

SharePoint si distingue per la sua capacità di personalizzare i flussi di lavoro per soddisfare requisiti aziendali unici! Inoltre, gli utenti non tecnici possono avviare facilmente flussi di lavoro con funzionalità intuitive.

L'introduzione dei flussi di lavoro in SharePoint ha ha rivoluzionato il modo in cui operano le imprese . Questa integrazione ha dare alle organizzazioni il potere di assumere il controllo dei loro processi, portando a una migliore produttività e a maggiori profitti. L'automazione delle attività consente inoltre ai dipendenti di concentrarsi sulle funzioni aziendali principali, con conseguenti risultati migliori. Ignorare l'avanzamento del flusso di lavoro è come guidare con gli occhi bendati: è una ricetta per il disastro!

Monitoraggio e monitoraggio dell'avanzamento del flusso di lavoro

È essenziale osservare attentamente il flusso di lavoro di SharePoint per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi. Non lasciare che le attività o le scadenze scivolino via rallentando il processo. Prova questi suggerimenti per monitorare e monitorare l'avanzamento del flusso di lavoro:

1. Ricevi notifiche via email quando le attività vengono assegnate o completate.
2. Dai un'occhiata all'elenco delle attività del flusso di lavoro per le attività assegnate e i relativi stati.
3. Personalizza le visualizzazioni su SharePoint per tenere traccia delle attività con i filtri.
4. Costruisci una dashboard con KPI, come tasso di completamento, tasso di ritardo, ecc.
5. Esporta i dati dagli elenchi di SharePoint in CSV per ulteriori analisi.

Inoltre, controlla la cronologia del flusso di lavoro per comprendere in che modo ogni mossa influisce sul processo. Con il monitoraggio in tempo reale, puoi individuare rapidamente problemi o ostacoli. Tieni a mente questi suggerimenti quando avvii un nuovo flusso di lavoro in SharePoint.

È stato riferito che Microsoft SharePoint è utilizzato dalla maggior parte delle aziende in America . I problemi del flusso di lavoro possono rappresentare un ostacolo, ma puoi superarli con una corretta gestione!

Gestione delle eccezioni e degli errori del flusso di lavoro

Quando si verificano eccezioni ed errori nel flusso di lavoro, metodi rapidi e strategici sono essenziali per l’efficienza del processo. Ecco un Guida in 6 passaggi per gestirli :

1. Esaminare i report sullo stato del flusso di lavoro per identificare l'origine del problema.
2. Sospendere il flusso di lavoro se è necessario apportare modifiche necessarie.
3. Modifica il flusso di lavoro per risolvere eventuali problemi.
4. Riavviare il flusso di lavoro modificato per vedere se funziona senza problemi.
5. Controlla i log appena generati se ci sono ancora problemi.
6. Chiedi aiuto al team di supporto IT se nient'altro funziona o valuta la possibilità di tornare a una versione precedente del flusso di lavoro.

Anche poche eccezioni o errori possono accumularsi nel tempo e causare ritardi. Pertanto, la comprensione dettagliata di ciascun problema è fondamentale per ridurli.

Alcuni anni fa i team Microsoft hanno dovuto affrontare problemi nei loro flussi di lavoro. Hanno identificato come origine i thread fuori servizio nel tempo. Hanno usato tecniche simili a quelle sopra e hanno risolto il problema. Comprendendo questi problemi e intervenendo rapidamente, possiamo risparmiare tempo e garantire una migliore precisione.

Pronto a personalizzare i flussi di lavoro di SharePoint? Indossa il tuo costume e mettiti al lavoro!

Personalizzazione dei flussi di lavoro in SharePoint

Per personalizzare facilmente i flussi di lavoro in SharePoint, utilizzare la finestra di progettazione visiva, estendere i flussi di lavoro con la finestra di progettazione SharePoint e integrare i flussi di lavoro con applicazioni di terze parti sono le soluzioni adatte a te. Queste sottosezioni ti aiuteranno nella personalizzazione del flusso di lavoro, dandoti la possibilità di estendere i flussi di lavoro e collegarli ad altre applicazioni per una migliore efficienza senza problemi.

Utilizzo di Visual Designer per le personalizzazioni del flusso di lavoro

Visual Designer in SharePoint ti consente di personalizzare i flussi di lavoro per automatizzare i processi aziendali. Offre funzionalità di trascinamento della selezione per aggiungere azioni, condizioni e cicli. Puoi personalizzare i flussi di lavoro standard o crearne uno completamente tuo.

La personalizzazione consente alle aziende di soddisfare le loro esigenze specifiche. Puoi creare un modulo di attività personalizzato con InfoPath o moduli HTML , offrendo un maggiore controllo sull'input dell'utente. Più, notifiche di posta elettronica può essere impostato per il completamento del processo.

Microsoft consente anche l'integrazione di servizi di terze parti come Dropbox o sistemi CRM come Salesforce attraverso azioni personalizzate. SharePoint L'API REST offre la possibilità di progettare azioni personalizzate ottenere dati da fonti esterne.

Suggerimento professionale: La personalizzazione dei flussi di lavoro è la chiave per soddisfare le esigenze aziendali e migliorare la produttività automatizzando le attività ripetitive. Assicurati di testare i tuoi flussi di lavoro durante le fasi di sviluppo, per evitare eventuali errori nell'ambiente di produzione.

Indossa il mantello e sblocca il superpotere di Progettazione di SharePoint È il tuo punto di riferimento per portare i flussi di lavoro al livello successivo.

Estensione dei flussi di lavoro con SharePoint Designer

Personalizzare i flussi di lavoro in SharePoint? Fatto facilmente Progettazione di SharePoint ! Questo strumento estende i flussi di lavoro predefiniti e ti consente di creare processi personalizzati adatti alla tua attività. Per modificare i flussi di lavoro esistenti, basta aprire il programma e selezionare quello che desideri modificare. Utilizza gli strumenti visivi di trascinamento della selezione o la visualizzazione codice per aggiungere e rimuovere fasi. Inoltre, aggiungi azioni come e-mail o attività e condizioni che richiedono l'input dell'utente o determinati risultati.

Inoltre, con SharePoint Designer puoi creare flussi di lavoro personalizzati da zero. Include modelli per processi aziendali comuni come l'approvazione dei documenti o le note spese. Personalizza questi modelli per adattarli alle tue esigenze aziendali e genereranno automaticamente e-mail e assegnazioni di attività dagli input degli utenti.

Suggerimento professionale: Per ulteriori suggerimenti e supporto nella personalizzazione dei flussi di lavoro, consulta le esercitazioni online e le community dedicate a SharePoint Designer. Chi ha bisogno degli amici quando puoi semplicemente integrare i tuoi flussi di lavoro con applicazioni di terze parti?!

Integrazione di flussi di lavoro con applicazioni di terze parti

Oltre ai connettori standard, ce ne sono app che forniscono gratuitamente o a pagamento “flussi di lavoro” per estendere e automatizzare il processo. Per esempio, Il connettore di DocuSign può essere utilizzato per instradare automaticamente i contratti da firmare tra persone diverse, utilizzando le librerie e gli elenchi di SharePoint.

Selezione un'app di terze parti per l'integrazione? Cose da considerare: scalabilità, convenienza e facilità d'uso. Preferisci uno con un ecosistema attivo e aggiornamenti regolari .

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Progettare e gestire i flussi di lavoro? È come allevare gatti . Solo che i gatti sono in realtà colleghi con opinioni diverse.

Migliori pratiche per la progettazione e la gestione del flusso di lavoro

Per garantire flessibilità e scalabilità, implementare sicurezza e autorizzazioni e mantenere le prestazioni e l'ottimizzazione del flusso di lavoro durante la creazione di un flusso di lavoro in SharePoint. Queste sono alcune considerazioni importanti da tenere a mente durante la progettazione e la gestione dei flussi di lavoro. In questa sezione discuteremo le migliori pratiche per la progettazione e la gestione del flusso di lavoro ed esploreremo brevemente i vantaggi di ciascuna di queste sottosezioni.

Garantire flessibilità e scalabilità

Flessibilità e scalabilità sono fondamentali nella progettazione e gestione del flusso di lavoro. I sistemi devono essere in grado di adattarsi ai cambiamenti nel carico di lavoro, nei processi e nella tecnologia. Flussi di lavoro modulari suddividere attività complesse in componenti più piccoli per facilitarne l'aggiunta, la rimozione o la modifica. Automazione è importante anche per la scalabilità. Soluzioni basate sul cloud può fornire risorse informatiche su richiesta. Per ottimizzare l'efficienza, rivedere e monitorare i parametri delle prestazioni. Sopra 40% delle imprese adotterà il software RPA entro il 2023, sottolineando la necessità di automazione nella progettazione del flusso di lavoro. Ricorda il miglior sistema di sicurezza è così complicato che non riesci a ricordare la password!

Implementazione di sicurezza e autorizzazioni

La sicurezza e le autorizzazioni sono fondamentali per la buona progettazione e gestione dei flussi di lavoro. Per proteggere le informazioni, è importante impostare misure di sicurezza che proteggano i dati sensibili e blocchino l'accesso non autorizzato. Ecco 6 passaggi per aiutarti a implementare correttamente la sicurezza e le autorizzazioni:

1. Ubicazione dei dati sensibili : Inizia trovando tutte le informazioni che necessitano di protezione. Ciò potrebbe includere informazioni finanziarie o dati sui clienti.
2. Determinazione dei livelli di accesso : decidi quali gruppi di utenti necessitano del controllo completo su determinati tipi di dati e quali gruppi richiedono solo un accesso limitato.
3. Concedere autorizzazioni in base ai ruoli : assegna ruoli a ciascun gruppo di utenti, decidendo cosa possono fare all'interno del sistema di flusso di lavoro.
4. Implementazione delle politiche relative alle password : assicurati che tutti gli utenti dispongano di password sicure che soddisfino i requisiti, ad esempio stringhe alfanumeriche o caratteri speciali.
5. Stabilire regole per la condivisione di file : crea linee guida chiare per la condivisione di file all'interno della tua organizzazione. Decidi chi può condividere un documento e come limitare la condivisione dei file in base alla regione, al fuso orario, ecc.
6. Utilizzo dei registri delle attività : tieni traccia di tutte le azioni del flusso di lavoro intraprese dagli utenti tramite registri o controlli, in modo da poter rivedere le attività se qualcosa sembra sbagliato o se succede qualcosa di brutto.

È inoltre essenziale offrire ai membri del team una formazione sui migliori protocolli di sicurezza. Insegna loro come individuare potenziali problemi come e-mail di phishing, download dannosi, modifica regolare delle password, ecc.

Infine, i processi di approvazione devono essere ben definiti. È importante disporre di linee guida di leadership rigorose man mano che le approvazioni salgono lungo la catena: questo impedisce a qualcuno con cattive intenzioni di infrangere il protocollo a causa di scappatoie.

Seguendo questi passaggi, le aziende possono proteggere i propri dati sensibili e aumentare la responsabilità. Anche la migliore progettazione del flusso di lavoro non può compensare un manager che crede che “microgestione” sia sinonimo di “leadership efficace”.

Mantenimento delle prestazioni e dell'ottimizzazione del flusso di lavoro.

Per mantenere le prestazioni e l'ottimizzazione, l'analisi e il miglioramento dei processi dovrebbero essere eseguiti regolarmente . Definire e monitorare Indicatori chiave di prestazione (KPI) per individuare eventuali colli di bottiglia. Anche gli strumenti di automazione e le procedure di standardizzazione possono aiutare.

La comunicazione e la collaborazione tra i membri del team sono essenziali . Le sessioni di formazione devono essere svolte in modo che le persone conoscano i propri ruoli e eventuali nuove modifiche al flusso di lavoro. Il feedback dei clienti o dei clienti dovrebbe essere incluso nell'ottimizzazione del flusso di lavoro. Aiuta a personalizzare i flussi di lavoro per servirli meglio.

McKinsey & Company studio dimostra che l'ottimizzazione dei flussi di lavoro può portare produttività in aumento del 30% .

Domande frequenti

D: Cos'è un flusso di lavoro in SharePoint?

R: Un flusso di lavoro in SharePoint è una serie di passaggi automatizzati che aiutano a semplificare i processi e le attività aziendali. In genere comporta lo spostamento di documenti, attività o elementi tra utenti o gruppi per l'approvazione, la revisione o la modifica.

D: Come posso creare un flusso di lavoro in SharePoint?

R: Per creare un flusso di lavoro in SharePoint, devi prima identificare il processo aziendale o l'attività che desideri automatizzare. Utilizza quindi SharePoint Designer o Microsoft Power Automate per creare un flusso di lavoro personalizzato che soddisfi le tue esigenze.

D: Cos'è SharePoint Designer?

R: SharePoint Designer è uno strumento gratuito di Microsoft che consente di personalizzare e creare flussi di lavoro all'interno di SharePoint. Offre una gamma di azioni e condizioni che ti consentono di creare flussi di lavoro complessi che automatizzano i processi e le attività aziendali.

D: Cos'è Microsoft Power Automate?

R: Microsoft Power Automate è uno strumento basato su cloud che consente di creare flussi di lavoro automatizzati tra SharePoint e altre applicazioni. Offre una gamma di modelli e connettori che semplificano il processo di creazione di flussi di lavoro personalizzati.

D: Come posso testare ed eseguire il debug del flusso di lavoro di SharePoint?

R: SharePoint Designer e Microsoft Power Automate offrono entrambi strumenti di test e debug che consentono di eseguire e risolvere i problemi dei flussi di lavoro. Puoi anche utilizzare la funzionalità di registrazione integrata di SharePoint per tenere traccia dello stato dei flussi di lavoro e identificare eventuali problemi.

D: Esistono procedure consigliate per la creazione di un flusso di lavoro di SharePoint?

R: Sì, esistono diverse best practice da seguire durante la creazione di un flusso di lavoro SharePoint, tra cui la definizione di obiettivi chiari, l'utilizzo di nomi descrittivi per le azioni del flusso di lavoro, l'integrazione della gestione degli errori e dei percorsi di escalation, il test e il perfezionamento del flusso di lavoro e la garanzia che tutte le parti interessate siano formate sul suo utilizzo e benefici.