Panoramica dei collegamenti di SharePoint
SharePoint è una fantastica piattaforma di lavoro. Ha una caratteristica speciale: collegamenti ! Con questi, gli utenti possono accedere rapidamente ai propri file e pagine.
Puoi creare un collegamento con il tipo di contenuto 'Link al documento'. In alternativa, puoi creare un collegamento per i documenti e utilizzarlo come collegamento. Puoi anche provare a personalizzare i collegamenti ipertestuali di SharePoint per renderli intuitivi con titoli. In alternativa, utilizza i tipi di campo URL per aggiungere collegamenti ipertestuali durante la modifica in elenchi o raccolte. Inoltre, puoi disattivare la condivisione dei collegamenti ipertestuali all'esterno dell'organizzazione. con l'impostazione URL seguente.
Quando crei collegamenti, ecco alcuni dettagli da ricordare:
- Controlla i permessi su cartelle e pagine.
- Fai attenzione quando condividi informazioni sensibili tramite collegamento.
- Chiedi all'IT o agli esperti se non sei sicuro di collegare qualcosa.
Segui questi suggerimenti e crea facilmente collegamenti in SharePoint. Testa sempre i tuoi collegamenti dopo la creazione. Divertitevi a collegare!
Creazione di un collegamento a SharePoint
Per creare un collegamento SharePoint, è necessario accedere al sito SharePoint e selezionare il documento o l'elemento che si desidera condividere. Quindi, fai semplicemente clic su Copia collegamento per generare un collegamento condivisibile. Questa sezione sulla creazione di un collegamento SharePoint illustra come eseguire queste e altre operazioni per aiutarti a condividere in modo efficace documenti e informazioni importanti con il tuo team.
Accesso al sito di SharePoint
- Apri un programma di navigazione in rete
- Navigare verso Pagina di accesso di Office 365
- Digita il tuo e-mail e password
- Individuare il Applicazione SharePoint nella dashboard/home page, fare clic per avviare.
- Nella home page, acquisisci familiarità con interfaccia utente e opzioni per la collaborazione .
- Se sei nuovo, prenditi un po’ di tempo per farlo esplorare e capire come funziona .
Creazione di collegamenti in SharePoint è anche facile: individua il documento/file che desideri condividere, fai clic su 'Copia collegamento' dal menu contestuale o su 'Ottieni un collegamento'.
Seleziona uno dei quattro collegamenti disponibili in base al livello di autorizzazione di accesso (Visualizza/Modifica), alle opzioni di sicurezza (Chiunque/Persone specifiche) e alla data di scadenza .
Attivare le notifiche per tenere informati gli utenti sulle modifiche apportate ai file/documenti. Con pochi clic, il tuo team può collaborare senza problemi senza problemi di controllo della versione.
L'accesso a SharePoint non deve essere complicato, basta seguire i passaggi di questa guida e utilizzare al meglio le sue funzionalità. Scegliere non è mai stato così facile!
Selezione del documento o dell'articolo
Quando si seleziona un documento o un elemento per il collegamento a SharePoint, le considerazioni principali sono: pertinenza, scopo e accessibilità . Identificare parole chiave, concetti e l'obiettivo generale per fare una scelta informata. Ciò aggiungerà valore ai tuoi contenuti e migliorerà l’esperienza dei lettori.
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Optare per un formato più semplice come PDF o Parola invece di complessi fogli di calcolo interattivi. Utilizzo metadati o tag personalizzati per organizzare e classificare i contenuti. Creare documenti correlati per fornire informazioni di contesto e di base. Una selezione ponderata crea collegamenti a SharePoint efficace e facile da usare .
Facendo clic su Copia collegamento
Hai bisogno di condividere un file SharePoint? Facendo clic Copia link è un modo semplice per concedere l'accesso a qualcuno. Ecco come:
- Vai al file in SharePoint.
- Fare clic sui puntini di sospensione (...) accanto al nome del file.
- Selezionare Copia link dal menu a discesa.
In questo modo potrai copiare il link e darlo a chi ne ha bisogno. Ricorda solo: chiunque abbia il collegamento può visualizzare o modificare il file (a seconda del livello di autorizzazione). Quindi, lasciatelo avere solo alle persone autorizzate.
Fatto divertente: Copia collegamento è stato introdotto per la prima volta in SharePoint 2016. Una funzionalità così piccola, ma che ha reso la condivisione di file molto più semplice per le persone ovunque. La condivisione è importante: a meno che non si tratti di un collegamento SharePoint, deve rimanere al sicuro!
Condivisione del collegamento di SharePoint
Per condividere il tuo collegamento SharePoint in modo efficace, devi considerare due cose: le autorizzazioni appropriate e il metodo di condivisione. Per farlo in modo efficace, seleziona i permessi necessari che vuoi concedere al tuo collega. Quindi, puoi condividere il collegamento tramite e-mail o messaggio di testo.
Scelta delle autorizzazioni appropriate
Le autorizzazioni corrette sono essenziali quando si condivide un collegamento di SharePoint. Decidono chi può accedere e modificare il contenuto. Assicurati di concedere le autorizzazioni adeguate per evitare qualsiasi accesso non autorizzato.
Sapere il tre tipi di autorizzazioni in SharePoint: livelli di autorizzazione, autorizzazioni di gruppo e autorizzazioni utente .
- Livelli di autorizzazione sono insiemi di autorizzazioni che specificano azioni come lettura, scrittura o eliminazione.
- Autorizzazioni di gruppo vengono forniti a un gruppo di persone con esigenze di accesso simili.
- Autorizzazioni utente vengono forniti ai singoli utenti.
Assegnare correttamente l'autorizzazione garantirà la privacy del tuo team, garantendo al tempo stesso il successo. Valuta la possibilità di concedere autorizzazioni limitate o ristrette ai collaboratori esterni che non richiedono l'accesso completo.
TechTarget dice, Le autorizzazioni si basano sull'appartenenza di un'entità a un gruppo di sicurezza . È essenziale classificare e gestire l'appartenenza degli utenti ai gruppi di sicurezza per facilitare il monitoraggio e il controllo.
I collegamenti di SharePoint semplificano la condivisione. Ma senza la dovuta attenzione alle autorizzazioni, ciò potrebbe causare violazioni dei dati con gravi conseguenze. Scegli quello giusto, considerando le esigenze del tuo progetto.
Invio del collegamento tramite e-mail o SMS
Condividi il collegamento di SharePoint con i colleghi tramite e-mail o SMS! Basta copiare da SharePoint e incollarlo nel messaggio. Aggiungi un messaggio per fornire contesto sul collegamento.
Controlla se tutti hanno accesso o è necessario che venga concesso l'accesso prima della condivisione .
La sicurezza è fondamentale quando le informazioni nel sito di SharePoint sono sensibili o riservate . Proteggi con password il collegamento o utilizzare un servizio di messaggistica crittografato.
Suggerimento professionale: Utilizzare il testo del collegamento ipertestuale personalizzato anziché un URL lungo quando si invia il collegamento di SharePoint in un messaggio di posta elettronica. Più ordinato e semplice per i destinatari capire su cosa stanno facendo clic.
Modifica o rimozione di un collegamento di SharePoint
Per modificare o rimuovere un collegamento SharePoint, accedi all'opzione Gestisci collegamenti. Ciò ti consentirà di aggiornare o eliminare il collegamento secondo necessità. Sapendo come eseguire queste semplici attività, puoi mantenere i collegamenti di SharePoint organizzati e aggiornati con pochi clic.
Accesso all'opzione Gestisci collegamenti
Accedi all'opzione Gestisci collegamenti per gestire i collegamenti di SharePoint . Segui questi passi:
- Passare alla pagina con il collegamento
- Passa il mouse e fai clic sui tre punti visualizzati
- Quindi scegli Modifica collegamento o Rimuovi collegamento
Ricorda, solo gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono modificare o rimuovere i collegamenti di SharePoint per motivi di sicurezza .
SharePoint 2010 è dove tutto ha avuto inizio! La funzionalità Gestisci collegamenti è stata creata per rendere la manutenzione del sito Web più semplice per tutti. È un must per aggiornare e mantenere freschi i contenuti. Aggiornare o eliminare il collegamento SharePoint è ora facile e senza stress !
Aggiornamento o eliminazione del collegamento
Aggiornamento o eliminazione di un collegamento SharePoint? Molto semplice! Basta seguire questi 6 passaggi :
- Accedi al tuo sito e vai alla pagina.
- Passa il mouse sopra il collegamento per aprire l'icona di modifica.
- Aggiorna l'URL o la descrizione oppure seleziona 'Rimuovi collegamento' per eliminare.
- Fare clic su 'OK' per salvare o 'Annulla' per interrompere.
- Aggiorna la pagina per confermare che il collegamento è stato aggiornato/rimosso.
- Ripetere per altri collegamenti che necessitano di aggiornamento/rimozione.
È importante ricordare che l'eliminazione di un collegamento non eliminerà alcun file/documento collegato; intraprendere ulteriori azioni, se necessario.
Inoltre, offre SharePoint monitoraggio della cronologia delle versioni per ciascun collegamento in modo che gli utenti possano tornare a versioni specifiche secondo necessità.
SharePoint è uscito per la prima volta nel 2001 come parte di Microsoft Office, ma ora è un prodotto autonomo utilizzato dalle organizzazioni di tutto il mondo. Organizza i tuoi collegamenti SharePoint in modo ordinato con etichette e senza questioni in sospeso!
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Procedure consigliate per i collegamenti di SharePoint
Per garantire il successo dei collegamenti di SharePoint, utilizzare queste procedure consigliate. Utilizzando nomi di collegamento descrittivi, rivedendo ed eliminando regolarmente i collegamenti e mantenendo le autorizzazioni appropriate, puoi ottimizzare la funzionalità dei tuoi collegamenti.
Utilizzo di nomi di collegamento descrittivi
Per una comunicazione efficace su SharePoint, i nomi dei collegamenti descrittivi sono obbligatori . Evita frasi come fai clic qui e utilizza etichette che descrivono chiaramente il contenuto della pagina. I nomi dei collegamenti descrittivi aiutano gli utenti a navigare facilmente nel tuo sito e rendere più facile per i motori di ricerca leggere i tuoi contenuti.
Quando scrivi i nomi dei link, concentrati sul contenuto della pagina. Invece di Clicca qui per conoscere i nostri servizi , utilizzo Esplora il nostro elenco completo di servizi . Mantieni le etichette brevi, facili da usare e prive di termini tecnici.
Assicurati che i nomi dei collegamenti riflettano accuratamente il contenuto collegato . Se gli utenti fanno clic su un collegamento con informazioni errate, ciò influisce sulla loro esperienza sul tuo sito. Prima di pubblicare qualsiasi collegamento, verifica che l'etichetta rifletta il contenuto della pagina.
I nomi dei collegamenti descrittivi su SharePoint migliorano l'esperienza dell'utente e avvantaggiano la SEO. Mantieni le etichette accurate, concise e focalizzate sul contenuto della pagina . In questo modo creerai una piattaforma facilmente navigabile per i visitatori.
Revisione ed eliminazione regolari dei collegamenti
L'eliminazione regolare dei collegamenti non necessari è essenziale per mantenere integro il sito di SharePoint. Ecco cosa tenere a mente durante la revisione e l'eliminazione dei collegamenti:
- Verifica se il collegamento è ancora pertinente e se qualcuno nel tuo team lo sta utilizzando.
- Scopri se il collegamento ti porta a una pagina danneggiata o obsoleta e se esiste una fonte migliore.
- Controlla i collegamenti creati per cose temporanee, come la registrazione agli eventi e le offerte scadute.
- Elimina i collegamenti duplicati che portano allo stesso contenuto; potrebbero confondere gli utenti e far sembrare il tuo sito disordinato.
- Crea categorie per i tuoi link. Metti quelli che non usi spesso in una cartella di archivio.
- Utilizza gli strumenti di monitoraggio dei collegamenti per monitorare a quali collegamenti accedono maggiormente gli utenti del tuo sito.
Ricorda, non tutti i collegamenti devono essere eliminati, solo quelli che non sono utili o necessari. La pulizia del sito SharePoint migliorerà l'efficienza e l'esperienza utente.
Suggerimento professionale: Assegnare un proprietario del sito per supervisionare eventuali modifiche o manutenzioni apportate ai collegamenti di SharePoint. In questo modo, nulla viene dimenticato e tutto rimane organizzato.
E ricorda: dare a tutti l'accesso a tutto su SharePoint è come permettere all'intero vicinato di frugare nel cassetto della biancheria intima!
Mantenimento delle autorizzazioni appropriate
È fondamentale garantire che gli utenti abbiano accesso solo alle informazioni richieste: impostare gruppi e assegnare autorizzazioni in base ai ruoli. Rivedi e aggiorna regolarmente queste autorizzazioni man mano che i dipendenti vanno e vengono o i ruoli cambiano. Prendi in considerazione strumenti di gestione automatica delle autorizzazioni per ridurre gli aggiornamenti manuali.
Un classico esempio di autorizzazioni improprie si è verificato nel 2014, quando un appaltatore del Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti ha fatto trapelare documenti riservati attraverso un sito SharePoint non protetto.
Mantenere le autorizzazioni adeguate è essenziale per la sicurezza dei dati di SharePoint. Ricordati di rivedere e aggiornare frequentemente e utilizza strumenti automatici per proteggere la tua azienda da eventuali fughe di informazioni o violazioni.
Conclusione e riepilogo dei passaggi
SharePoint è un ottimo strumento per le aziende! Con pochi clic puoi creare facilmente un collegamento SharePoint. Ecco un promemoria su come farlo:
- Vai al tuo sito di SharePoint.
- Scegli il file o la cartella che desideri condividere.
- Fai clic su Condividi nell'angolo in alto a destra.
- Copia il collegamento e condividilo con colleghi o compagni di squadra tramite e-mail o app di messaggistica.
Non dimenticare: puoi personalizzare le autorizzazioni per singoli file e cartelle. Ma è meglio utilizzare le migliori pratiche di sicurezza.
Ricorda che adottare le giuste misure di controllo degli accessi può aiutarti a proteggere i tuoi dati. Prima di condividere i collegamenti, valuta e analizza i requisiti di accesso.
La creazione di collegamenti SharePoint facilita la comunicazione in un'organizzazione. Ciò aumenterà la produttività e l’efficienza. Non lasciare che la paura di perdere qualcosa ti impedisca di utilizzare questo strumento. Inizia a creare questi collegamenti e aiuta a migliorare la collaborazione tra i team.
Domande frequenti
1. Cos'è SharePoint?
SharePoint è una piattaforma di collaborazione e gestione dei documenti basata sul Web sviluppata da Microsoft. Consente agli utenti di creare e gestire siti, documenti, raccolte, elenchi e altro ancora.
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2. Come posso creare un collegamento SharePoint?
Per creare un collegamento SharePoint, vai al documento o al file a cui desideri collegarti, fai clic sui puntini di sospensione (...) nell'angolo in alto a destra e seleziona Copia collegamento dal menu a discesa. Potrai quindi incollare il link dove preferisci.
3. Posso personalizzare il collegamento a SharePoint?
Sì, puoi personalizzare il collegamento SharePoint facendo clic sul pulsante Impostazioni accanto al collegamento copiato e selezionando Impostazioni dal menu a discesa. Da lì, puoi scegliere di consentire la modifica, impostare date di scadenza e altro.
4. Come posso condividere un collegamento SharePoint?
Per condividere un collegamento SharePoint, copia semplicemente il collegamento come descritto sopra e invialo alla persona o alle persone con cui desideri condividerlo. Puoi anche condividere il collegamento tramite e-mail, Microsoft Teams o altri strumenti di collaborazione.
5. È possibile revocare un collegamento SharePoint?
Sì, puoi revocare un collegamento SharePoint accedendo al menu Impostazioni per il collegamento e selezionando Modifica autorizzazioni collegamento. Da lì, puoi rimuovere l'accesso per persone o gruppi specifici o persino modificare il collegamento in modo che non sia più accessibile.
6. Come gestisco i collegamenti di SharePoint?
Puoi gestire i collegamenti di SharePoint accedendo alla sezione Collegamenti del tuo sito di SharePoint. Da lì puoi vedere tutti i collegamenti che hai creato, modificare le loro impostazioni e persino eliminarli se necessario.
